Учет расходов ГСМ традиционно является серьезной задачей для большинства практикующих бухгалтеров, так как он обусловлен необходимостью контроля за расходом топлива, который связан с большим количеством трудно учитываемых параметров и зависит от добросовестности водителей и их отношения к заполнению первичной документации.
Для бухгалтеров также важно, в какой части эти расходы могут уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, как отличить обоснованные расходы от необоснованных.
В Разъяснениях МНС к горюче-смазочным веществам относят следующие группы:
- все виды топлива (бензин, дизельное топливо, природный и нефтяной газ);
- смазочные вещества (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
- используемые при уходе за автотранспортом и в его работе жидкости (тормозная, охлаждающая, тосол и антифриз).
Предельных норм для отнесения ГСМ на расходы не существует. Статья 25 НК РФ требует только документального подтверждения фактически произведенных расходов на ГСМ.
Но при этом организация обязана издать собственный внутренний документ, устанавливающий предельно допустимые нормы расходов с учетом эксплуатационных характеристик техники. Такие нормы должны быть установлены для техники в период ее эксплуатации, ремонта и техобслуживания.
Достаточно сложно самостоятельно рассчитать такие нормы, необходимо измерять расход ГСМ в пробках, при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Не все технические службы предприятий в состоянии это сделать и предоставить данные, которые и лягут в основу разработки учетной политики организации, связанной с ГСМ.
Именно поэтому и возникает необходимость в программных продуктах, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования ГСМ. Программа для расчета расхода топлива должна исключить необходимость ввода этих показателей вручную.
Минтранс в своих рекомендациях от 2008 года дал примерные нормы расхода для большинства марок автомобилей и спецтехники. Но его рекомендации не являются всеобъемлющими, так как за прошедшие с их выхода 10 лет появились новые модели автотранспорта.
Учет ГСМ неразрывно связан с ведением таких документов, как путевые листы водителей. Только они являются основанием для списания фактически израсходованных ГСМ.
В них указывается километраж и маршрут, проставляются показания и количество литров бензина или дизтоплива. Формы унифицированы. В них фиксируется остаток горючего в баках на момент начала и окончания движения. Нарушение правил заполнения путевого листа может привести к отказу принятия расходов.
Программа, учитывающая ГСМ, обычно должна иметь возможность сформировать и распечатать путевые листы, а также обработать содержащиеся в них данные для расчета норм ГСМ.
Стандартные системы учета ГСМ
Учет ведется бухгалтерами в системах 1С, например «1С: Бухгалтерия 7.7». В рамках этой знакомой программы разработана отдельная конфигурация, позволяющая учитывать затраты на ГСМ.
Модуль позволяет вести не только бухгалтерский учет ГСМ, но и оперативный, используемый для ежедневного планирования, и позволяет формировать различные виды отчетов.
Для государственных учреждений в рамках 1С разработан модуль: «Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений». Он предназначен для бюджетных организаций, но при определенной доработке может быть интегрирован и в стандартную базу.
Эта программа для учета расхода топлива подойдет для небольшого автопарка, но не поможет работе автотранспортных предприятий. Для них разрабатываются свои продукты.
Существуют и отдельные программы, позволяющие рассчитать расходы по ГСМ и произвести . Достаточно часто они способны интегрироваться с 1С или в них предусмотрен механизм передачи данных в этот программный комплекс. Такие программы, как правило, применяются компаниями с большим автопарком.
“Респект: Учет путевых листов и ГСМ”
Одной из популярных программ является “Респект: Учет путевых листов и ГСМ”. Она позволяет вести учет расходования ГСМ для грузового и легкового транспорта, для спецтехники, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
В эту программу уже занесены все необходимые стандарты потребления топлива для любых условий и марок автомобилей в соответствии с рекомендациями Минтранса от 2008 года.
Каждое новое транспортное средство, появившееся у компании, легко добавляется в базу. Программа позволяет вести учет выработки водителей и автотранспортных средств не только по километражу, но и .
В программу заложена опция, позволяющая рассчитывать остатки топлива в баке после определенного пробега. Она легко отслеживает все способы приобретения топлива – за наличный и безналичный расчет или с оплатой талонами, и производит необходимые проводки.
«Респект» позволяет вести единый реестр путевых листов и распечатывать их по готовым форматам.
Многие бухгалтеры считают, что разъяснения Минфина позволяют им заполнять путевые листы по упрощенной, не унифицированной форме, не только на поездку, но и за месяц, но такая практика может привести к разногласиям с налоговой инспекцией.
Программа помогает быстро и без особых хлопот заполнить и распечатать унифицированные путевые листы для каждой отдельной поездки.
Важно, что ПО полностью совместимо с «1С: Бухгалтерия 3.0», может быть интегрировано с «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Управление торговлей» и легко передавать данные в .
При установке программы пользователям обеспечивается техподдержка и все необходимые обновления, они могут пользоваться свежей правовой информацией, издаваемой государственными органами по данной теме.
Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием. В ее рамках есть и модули, позволяющие учитывать расход ГСМ и вести учет путевых листов. В этой программе реализованы, в частности, подсистемы:
- «Учет горюче-смазочных материалов», где учитывается нормирование расхода топлива, расчеты с персоналом, и проводится всесторонний анализ расхода ГСМ по факту;
- «Выписка путевой документации», позволяющая формировать стандартизированные путевые листы.
Эта программа не требует интеграции с 1С, вполне самостоятельно ведет весь бухгалтерский учет, но предназначена только для автотранспортного предприятия, потому ряда возможностей 1С в ней не предусмотрено.
Специально для автотранспортных предприятий разработана и группа программ:
- «Мини-Автопредприятие»,
- «Лайтик-Автопредприятие»,
- «Корс-Автопредприятие».
Все эти программы позволяют вести учет ГСМ и путевых листов. Отличаются они количеством транспортных средств, учет которых можно вести (для версии Мини – не более трех) и наличием некоторых опций.
Существуют демо-версии, позволяющие бесплатно сделать первые 40 проводок и оформить первые 40 путевых листов. Изюминкой этих программ является возможность загрузки в них фотографий водителей, но большими возможностям они не блещут, предоставляя стандартный перечень опций.
Они могут импортировать данные из 1С, но возможности интеграции не предусмотрено. Зато, в качестве справочной информации, в базах можно найти правила дорожного движения. Их поддержка и обновление производятся бесплатно.
В итоге можно сделать вывод, что самостоятельно, вручную, вести учет и на сегодняшний день не только неудобно, но и нецелесообразно. В распоряжении бухгалтера имеются программные продукты, позволяющие облегчить работу по учету ГСМ и большей, и меньшей сложности.
Выбор программного продукта всегда будет обусловлен размером автопарка и спецификой работы предприятия.
Для транспортных предприятий учет ГСМ существенно более важен, чем, к примеру, для строительных компаний, которые могут себе позволить пользоваться более простыми системами учета.
Версия 2.0
Описание программы
1. Введение
2. Описание главного окна программы
3. Справочники
3.2. Справочник автомобилей
3.3. Справочник оборудования
3.4. Справочник прицепов
3.5. Справочник водителей
3.6. Справочник шин
3.7. Справочник аккумуляторов
3.8. Справочник заказчиков
3.9. Справочник типов топлива
3.10. Справочник марок АКБ
3.11. Справочник типов автомобиля
3.12. Справочник видов норм
3.13. Справочник участков
4.1. Ввод путевых листов
4.2. Установка шин на автомобиль
4.3. Установка аккумуляторов на автомобиль
4.4. Установка шин на прицепы
5.1. Общие принципы работы с отчётами
5.2. Отчёты по топливу
5.2.1. По механизмам
5.2.2. По топливу
5.2.3. Карточки
5.2.4. По видам топлива
5.2.5. Остатки в баках
5.2.6. Отчёт о расходе топлива по путевым листам
5.3. Отчёты о работе
5.3.1. Механизмов
5.3.3. Аккумуляторов
6. Настройки
6.1. Параметров
1. Введение
Программа «Учёт путевых листов» это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции выписки и учета путевых листов, учета работы шин и аккумуляторов. Главными особенностями программы являются ее наглядность, удобство и гибкость, что позволяет выполнить все требованиям учета расхода топлива, работы шин и аккумуляторов.
Программа предназначена для облегчения трудовой деятельности работников диспетчерской службы предприятия и работников бухгалтерии . Программа позволяет вести точный учёт расхода топлива на предприятии, рассчитывает фактическое и нормативное потребление топлива не только автомобилями, но и другими различными машинами и механизмами, а также попутно предоставляет возможность вести учет работы автомобильных шин и аккумуляторов с последующей печатью карточек учета.
Функциональные возможности программы:
· компьютерная выписка путевых листов;
· обработка сданных водителями путевых листов, расчёт фактического и нормативного потребления топлива;
· учёт пробега автомобильного транспорта и прицепов;
· учёт пробега автомобильных шин;
· учёт работы автомобильных аккумуляторов;
· ведение справочников автомобилей, оборудования, водителей и т. д. с возможностью вывода на печать необходимых реквизитов справочника;
· печать карточки учёта работы автомобильных шин;
· печать карточки учёта работы аккумуляторов;
· печать разнообразных отчётов (по топливу, пробегу, работе оборудования) за различный период.
2. Описание главного окна программы
Вид главного окна программы представлен на рисунке 1.
Рис. 1. Главное окно программы
Главное окно разделено на 6 категорий:
· Основные справочники – справочники, которые часто используются в работе
· Работа – ввод путевых листов, процедуры установки шин и аккумуляторов на автомобиль и прицеп
· Отчёты по топливу – разнообразные отчёты о расходе топлива
· Отчёты о работе – отчёты о работе механизмов, шин и аккумуляторов
· Дополнительные справочники – нерегулярно используемые в работе справочники
· Настройки – настройка общих параметров программы
3. Справочники
3.1. Общие принципы работы со справочниками
В окнах справочников нельзя напрямую исправить или добавить данные. Для этого по кнопкам вызываются дополнительные окна редактирования или добавления необходимых данных.
Окно справочника имеет три области:
Область управления;
Область заголовков;
Область данных.
Область управления содержит кнопки, необходимые для работы со справочником. Как правило, это кнопки: «добавить», «редактировать», «удалить», «печатать». Иногда справочник содержит кнопку, которая фиксирует свое положение и по которой происходит показ или скрытие данных (например, списанных автомобилей).
Область заголовков содержит наименование показанных столбцов. Если кликнуть мышкой по заголовку – данные отсортируются по порядку этого столбца. Повторный клик по заголовку сортирует данные в обратной последовательности. Если кликнуть по одному заголовку, а затем, прижав клавишу Ctrl кликнуть по другому заголовку столбца, то данные отсортируются сначала по первому столбцу, а затем внутри одинаковых записей первого столбца по второму столбцу. Можно отсортировать по произвольному количеству столбцов и в произвольном порядке для каждого столбца (в прямом или обратном).
Столбцы можно менять местами, перетаскивая их мышкой, а также изменять их ширину, перетаскивая мышкой правую границу.
Область данных содержит непосредственно данные справочника. Одна ячейка в справочнике является текущей и подсвечивается цветом. Если начать нажимать клавиши на клавиатуре (набирать текст), то программа будет пытаться отыскать в текущем столбце введенный текст. Щелчок правой клавишей мыши по области данных вызывает окно настройки отображения столбцов в справочнике.
Например, окно настройки отображения столбцов в справочнике оборудования:
Рис. 2. Настройка столбцов справочника
Галочками можно отметить столбцы, которые необходимо отображать в справочнике. Галочка в поле «Все столбцы» выделяет все столбцы в списке. Кнопка «Инвертировать» инвертирует выделение, т. е. выделенные столбцы становятся невыделенными, а невыделенные выделенными. Кнопка «По умолчанию» делает выделенными только те столбцы, которые определены разработчиком программы «Учет путевых листов».
Обращаем внимание, что в конце каждого справочника содержаться два дополнительных столбца – пустой и «Примечание». Эти столбцы добавлены для того, чтобы при необходимости распечатать содержимое справочника.
По кнопке «Печать» на принтер выводятся столбцы, отображенные на экране. Таким образом, Вы сможете выбрать необходимые для печати столбцы, установить их ширину и последовательность, отсортировать по нужным столбцам и вывести на печать.
Например, необходимо быстро вывести ведомость водителей для сбора денег на какие-либо нужды. В справочнике водителей выбираете фамилию, имя, отчество, пустое поле (в него вы вручную будете вписывать сумму), отправляете на печать, получаете ведомость.
3.2. Справочник автомобилей
Рис. 3. Окно справочника автомобилей
Для автомобилей можно указать следующие реквизиты:
· Код автомобиля
· Наименование автомобиля
· Гаражный №
· Тип автомобиля
· Основное топливо
· Установленное газовое оборудование
· Норма расхода топлива
· Коэффициент при пробеге по большому городу
· Коэффициент при пробеге с грузом
· Коэффициент при пробеге по трассе
· Остаток топлива в баке
· Экономия/перерасход топлива
· % расхода бензина зимой на прогрев автомобиля с газовым оборудованием
· % расхода бензина летом на прогрев автомобиля с газовым оборудованием
· Пробег автомобиля
· Показания одометра
· Количество аккумуляторов
· Количество колес
· Дата выпуска автомобиля
· Дата ввода в эксплуатацию
· Дата списания автомобиля
· № шасси
· № двигателя
· Грузоподъемность
· Норма пробега до ТО1
· Норма пробега до ТО2
Все поля условно можно разделить на информативные (их значения используются только для отображения информации), участвующие в расчетах, вспомогательные поля (их значения или отсутствие значений могут изменять ход программы, например, от поля «Тип автомобиля» зависит вид выписываемого путевого листа, поле «Количество колес» указывает на необходимость задать для автомобиля колеса) и вычисляемые. При этом вычисляемые поля (например, «Остаток топлива в баке», «Экономия/перерасход топлива») можно редактировать вручную, если необходимо задать начальные показания или уточнить текущие, в ходе работы программы эти поля изменяются соответствующим образом. Ввиду того, что вычисляемые поля можно редактировать, а также учитывая тот факт, что в разных условиях они могут изменяться, не стоит относиться к информации в них как к достоверной. Скорее всего, это дополнительная справочная информация. Достоверная информация представляется в отчётах.
Остановимся на информации, которая участвует в расчете расхода топлива:
· Норма расхода топлива – линейная норма расхода основного топлива на 100 км пробега автомобиля. Для дополнительного оборудования (машиночасы, покосы, поливы и т. д.) смотрите пункт «Справочник оборудования».
· Коэффициент при пробеге по большому городу – коэффициент, который применяется к расходу топлива при пробеге автомобиля по большому городу (как правило - 1.1). Соответствующая графа есть в форме ввода путевого листа.
· Коэффициент при пробеге с грузом – коэффициент, который применяется к расходу топлива при пробеге автомобиля с грузом (как правило - 1.1). Данный коэффициент имеет смысл только для грузовых автомобилей, однако для остальных типов механизмов Вы можете придумать и использовать данный коэффициент по своему усмотрению (например, пробег с кондиционером, хотя программа позволяет решить эту задачу более правильным путем – добавлением к автомобилю оборудования – «кондиционер»). Соответствующая графа есть в форме ввода путевого листа.
· Коэффициент при пробеге по трассе – коэффициент, который применяется к расходу топлива при пробеге автомобиля по трассе (как правило - 0.85). Соответствующая графа есть в форме ввода путевого листа.
· % расхода бензина зимой и летом на прогрев автомобиля с газовым оборудованием – если на автомобиле установлено газовое оборудование, то при пробеге на газу, должно использоваться и основное топливо (как правило, это 5% и 3% соответственно). Данные поля указывают, какой процент от линейной нормы основного топлива при пробеге на газу используется. При этом какой коэффициент применять летний или зимний решается автоматически в зависимости от температурного коэффициента при вводе путевого листа (см. пункт 4.5. Обработка путевых листов).
В верхней части окна справочника автомобилей расположены кнопки управления справочником: «Добавить новый автомобиль», «Редактирование данных», «Списать автомобиль», «Печатать», «Показать/Скрыть списанные», «Печатать введенные нормы расхода», «Печатать путевой лист».
Первые две кнопки вызывают окно редактирования данных по автомобилю, подробнее смотрите раздел 3.2.1.
Кнопка «Списать автомобиль» не удаляет автомобиль, а только помечает его списанным с указанной даты. При списании автоматически снимаются и списываются с автомобиля установленные шины и аккумуляторы.
Работа кнопок «Печатать» и «Показать/Скрыть списанные» более подробно описана в разделе 3.1 «Общие принципы работы со справочниками».
Кнопка «Печатать введенные нормы расхода» позволяет вывести на печать нормы расхода топлива на работу автомобиля и оборудования, которые введены в программе. Эту функцию можно использовать для контроля норм расхода топлива, которые используются в программе. Подобный контроль особенно полезен на этапе первоначального ввода информации и в процессе масштабного изменения норм расхода топлива.
Кнопка «Печать путевого листа» позволяет вывести на печать путевой лист автомобиля на чистом листе бумаги. Вид путевого листа определяется в зависимости от типа автомобиля, для которого и задается тип путевого листа в справочнике типов автомобилей. Все типы путевых листов разработаны с таких расчетом, чтобы фиксированные данные, которые известны на момент выезда автомобиля были на лицевой стороне путевого листа. Таким образом, для сокращения времени выписки путевых листов, а путевые листы двухсторонние, целесообразно подготовить уже распечатанные бланки обратной стороны. Распечатать заблаговременно их возможно либо из программы на принтере, либо заказать в типографии по образцу одного напечатанного. Исключение составляют путевые листы строительной техники , в которых на обратной стороне печатается второй экземпляр справки к путевому листу.
3.2.1. Редактирование данных по автомобилю
На рисунке 4 представлен вид окна добавления нового и редактирования данных по существующему автомобилю.
https://pandia.ru/text/78/210/images/image010_48.jpg" width="731" height="333">
Рис. 5. Окно справочника оборудования
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Справочник оборудования, при необходимости, может содержать не только оборудование, которое физически присутствует в автомобиле (например, кондиционер), но и работу, выполняемую специальным автомобилем (например, посыпка песком дороги, откачка воды из колодца). При помощи этого справочника можно описать такие надбавки к основному расходу, как надбавка на 100 км с грузом или вести учет тонно-километров. Такой подход необходим для правильного учета расхода топлива и выполняемого объема работы.
Для оборудования можно указать следующие реквизиты:
· Код оборудования
· Наименование оборудования
· Топливо
· Норма расхода
· Единица измерения нормы расхода
· Учитывается ли температурный фактор
· Имеется ли у оборудования собственный топливный бак
Пояснения заслуживают три последних поля.
«Единица измерения нормы расхода». Как правило, для автомобиля указывается линейная норма расхода топлива – литров на 100 километров. Однако оборудование может работать не только во время пробега, но и при выполнении определенных работ. Например, откачка воды из колодца для насоса будет измеряться в моточасах, а откачка специализированной бочкой может измеряться цистернами. В зависимости от этого необходимо указывать ту или иную единицу измерения .
«Учитывается ли температурный фактор». Дело в том, что во время ввода путевого листа можно ввести температурный коэффициент, который будет применен к расходу топлива. Однако, если в заданном оборудовании стоит не учитывать температурный фактор, то для этого оборудования коэффициент применяться не будет.
«Имеется ли у оборудования собственный топливный бак». Если у данного типа оборудования не стоит галочка в этом поле, то предполагается, что топливо на работу оборудования поступает из основного бака автомобиля. Заметим, что не может быть оборудования без собственного бака, если тип топлива, на котором оно работает, отличается от типа топлива автомобиля. Например, газовое оборудование обязательно должно иметь свой бак. Дополнительно, при вводе путевого листа, учитываются остатки топлива не только в баке автомобиля, но и во всех баках оборудования, установленного на автомобиль.
Кнопки управления, расположенные в верхней части окна не вызывают каких-либо трудностей с их освоением. Только кнопка «Удалить оборудование» не позволит этого сделать, если оборудование установлено, либо было установлено на какой либо автомобиль.
3.4. Справочник прицепов
Рис. 6. Окно справочника прицепов
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Справочник прицепов в программе несет в большинстве случаев информативную функцию. Он может использоваться во время выписки путевых листов, для учёта прицепов или учёта работы шин.
Для прицепов можно указать следующие реквизиты:
· Код прицепа
· Наименование прицепа
· Гаражный №
· № шасси
· Дата выпуска
· Дата ввода в эксплуатацию
· Грузоподъемность
· Схему расположения колес
· Дата списания
Каждый прицеп может быть закреплен только за одним автомобилем. Хотя при выписке путевого листа можно задать, что автомобиль выехал с прицепом, который за ним не закреплен.
Схема расположения колес определяет количество колес прицепа, что, в свою очередь, необходимо для учета работы автомобильных шин.
3.5. Справочник водителей
Рис. 7. Окно справочника водителей
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
· Код водителя
· Табельный номер водителя
· Фамилия
· Класс водителя
· Телефоны
· Дата увольнения
За каждым водителем можно закрепить один или несколько автомобилей. При выписке путевого листа в соответствующие поля автоматически проставляются данные закрепленных за выбранным автомобилем водителей.
3.6. Справочник шин
Рис. 8. Окно справочника шин
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Для шин можно вывести следующие реквизиты:
· Код шины
· Обозначение шины
· Модель шины
· Заводской номер
· Тип шины (новая, б/у, восстановленная)
· ГОСТ или ТУ
· Сезонность (летняя, зимняя, всесезонная)
· Завод-изготовитель
· Слойность или индекс грузоподъемности
· За каким автомобилем или прицепом закреплена
· № накладной, по которой покупалась
· Дата покупки
· Стоимость комплекта шин
· Норма пробега
· Пробег на момент приобретения шины
· % износа
· Дата списания
Практически все поля данного справочника носят информационный характер. В дополнительном пояснении нуждаются поля закрепления за автомобилем либо прицепом и поля пробега. Шина может быть закреплена за прицепом либо автомобилем. Закрепление означает, что при указании комплектации автомобиля шинами будут доступны только закрепленные за автомобилем шины. Например, за автомобилем закреплены 8 шин – 4 летних и 4 зимних. Устанавливается в один момент времени 4 шины, оставшиеся числятся за автомобилем, но в пробеге не участвуют. Подробнее об установке шин на автомобили и прицепы смотрите в разделах 4.2 и 4.3 данного руководства.
Пробег шины может вычисляться при запросе в формах «Монтаж шин на автомобиль» или «Монтаж шин на прицеп», а также автоматически, при печати карточки учета работы автомобильной шины. Причем фактический пробег шины на предприятии складывается с первоначальным пробегом для вычисления реального пробега и, соответственно, износа.
Например, предприятие приобретает бывший в употреблении автомобиль. Определяется пробег шины и заносится в поле «Первоначальный пробег».
Еще одна необходимость заполнять это поле – на начальном этапе работы с программой. Дело в том, что программа вычисляет пробег по путевым листам, а путевых листов до момента использования программы в базе данных нет. Таким образом, если сразу необходимо вести учёт работы автомобильных шин, то для каждой шины нужно заполнить пробег на момент начала работы с программой.
3.7. Справочник аккумуляторов
Рис. 9. Окно справочника аккумуляторов
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Для водителей можно указать следующие реквизиты:
· Код аккумулятора
· Инвентарный №
· Гаражный №
· За каким автомобилем закреплен
· Марка аккумулятора
· Изготовитель аккумулятора
· Дата изготовления
· № накладной, по которой купили аккумулятор
· Дата накладной
· Цена аккумулятора
· Наработка до приобретения предприятия (сколько месяцев отработал аккумулятор)
· Пробег до приобретения предприятием (сколько километров проехал автомобиль с данным аккумулятором)
· Наработка
· Тип аккумулятора (новый, бывший в употреблении, капитально отремонтированный)
· Дата списания
Практически все поля данного справочника носят информационный характер. В дополнительном пояснении нуждаются поля закрепления за автомобилем и поля пробега/наработки. Закрепление аккумулятора за автомобилем означает, что при указании комплектации автомобиля аккумуляторами будут доступны только закрепленные за автомобилем аккумуляторы. Установленные аккумуляторы участвуют в расчете пробега и наработки, закрепленные и не установленные – не участвуют. Подробнее об установке аккумуляторов на автомобили смотрите в разделе 4.4 данного руководства.
Для учета работы аккумулятора применяется два показателя – наработка и пробег. Наработка – это время, в течение которого аккумулятор был установлен на автомобиль. Наработка рассчитывается даже тогда, когда автомобиль не эксплуатируется. Наработка рассчитывается в месяцах. Пробег аккумулятора – это фактически пробег автомобиля с момента установки на него аккумулятора. Пробег измеряется в километрах.
Пробег и наработка аккумулятора может вычисляться при запросе в формах «Установка аккумуляторов на автомобиль», а также автоматически при печати карточки учета работы аккумулятора. Причем фактический пробег или наработка аккумулятора на предприятии складывается с первоначальным пробегом или наработкой для вычисления реальных показателей износа.
Например, предприятие приобретает бывший в употреблении автомобиль. Комиссионно определяется дата установки аккумулятора и пробег автомобиля после установки аккумулятора. Эти данные заносятся в поля «Износ на начало» - «Пробег» и «Наработка».
Еще одна необходимость заполнять это поле – на начальном этапе работы с программой. Дело в том, что программа вычисляет пробег по путевым листам, а путевых листов до момента использования программы в базе данных нет. Таким образом, если сразу необходимо вести учёт работы аккумуляторов, то для каждого аккумулятора нужно заполнить пробег на момент начала работы с программой, наработка вычислится сама в зависимости от даты установки аккумулятора на авто.
3.8. Справочник заказчиков
https://pandia.ru/text/78/210/images/image016_22.jpg" width="302" height="278 src=">
Рис. 11. Окно справочника типов топлива
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Для топлива можно указать следующие реквизиты:
· Код топлива
· Наименование
Справочник очень простой и в дополнительных пояснениях не нуждается. Удалить первые шесть записей не получится, т. к. это общеупотребимые типы топлива. Менять их наименование тоже нежелательно.
3.10. Справочник марок АКБ
https://pandia.ru/text/78/210/images/image018_14.jpg" width="451" height="415 src=">
Рис. 13. Окно справочника типов автомобиля
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
· Код типа автомобиля
· Наименование типа автомобиля
· Тип путевки
Типы путевых листов заранее определены программой. При выписке путевого листа программа анализирует поле «Тип автомобиля», сопоставляет типу автомобиля тип путевого листа и выводит на экран и печать этот тип путевого листа. Таким образом, какого типа путевой лист выписать на автомобиль задается не в справочнике автомобилей, а в справочнике типов автомобилей.
Программа не даст Вам удалить тип автомобиля, если в справочнике автомобилей указан хотя бы один автомобиль этого типа.
3.12. Справочник видов норм
https://pandia.ru/text/78/210/images/image020_15.jpg" width="375" height="200">
Рис. 15. Окно справочника участков
С общими принципами работы в окне справочника можно ознакомиться в пункте 3.1. данного руководства.
Для типа автомобиля можно указать следующие реквизиты:
· Код участка
· Наименование участка
Автомобиль должен быть приписан к участку. В некоторых отчётах идет группировка по участку.
4. Работа
4.1. Ввод путевых листов
В программе доступны следующие виды путевых листов:
· путевой лист легкового автомобиля (Рис. 16);
· путевой лист грузового автомобиля (Рис. 17);
· путевой лист автобуса (Рис. 18);
· путевой лист строительной техники (Рис. 19).
Окно ввода путевого листа можно условно разделить на 4 области:
· верхняя – одинаковая у всех типов путевых листов. Содержит поля для ввода номера путевого листа, серию путевого листа, поле выбора автомобиля и температурный коэффициент;
· левая – различная у разных типов путевых листов. Содержит поля для ввода даты, водителя, заказчика, прицепов, время выезда и возврата, показания спидометра
· правая – одинаковая для всех типов путевых листов. Содержит области для ввода пробега на газовом оборудовании, область ввода работы оборудования, область ввода заправки топливом и области ввода остатков топлива в баках.
· нижняя – одинаковая для всех типов путевых листов. Содержит расчет по расходу топлива в зависимости от введенных данных. Эта область чисто информационная.
Верхняя область окна ввода путевого листа
Поля «Номер путевого листа» и «Серия» не нуждаются в пояснениях.
Поле «Автомобиль» - выбор автомобиля из списка. Список автомобилей содержит все несписанные автомобили из справочника.
Поле «Темп. коэффициент» - температурный коэффициент. Этот коэффициент применяется для расчета линейной нормы расхода топлива, а также ко всем нормам расхода на установленное оборудование, у которого включен признак «Учитывать температурный коэффициент» в справочнике оборудования. Кроме того, если на автомобиль установлено газовое оборудование, то при температурном коэффициенте большем 1 для расчета расхода основного топлива (бензина) на прогрев и технологические нужды применяется зимний коэффициент. Этот коэффициент вводится в справочнике автомобилей, поле называется «% на бензин зимой».
Левая область окна ввода путевого листа
Общими для всех типов путевых листов являются поля «Дата» и «Заказчик».
Для путевого листа легкового автомобиля можно ввести период путевого листа, если лист выписывался не на один день. В путевом листе легкового автомобиля есть область ввода информации «Данные по дням», где можно вводить информацию о показаниях спидометра за каждый день. Обращаем Ваше внимание, что правая область в этом случае содержит данные для выбранного дня в области ввода «Данные по дням».
Кнопки управления, которые могут встретиться в левой области окна ввода путевого листа:
В окне ввода путевого листа легкового автомобиля, добавляет еще один день в список дней путевого листа
В окне ввода путевого листа легкового автомобиля, удаляет текущий день из списка дней путевого листа
Удаляет соответствующий прицеп из путевого листа, удаления прицепа из справочника не происходит
Удаляет соответствующего водителя из путевого листа, удаления водителя из справочника не происходит
https://pandia.ru/text/78/210/images/image026_7.jpg" width="731" height="478 src=">
Рис. 17. Окно ввода путевого листа грузового автомобиля
https://pandia.ru/text/78/210/images/image028_2.jpg" width="731" height="478 src=">
Рис. 19. Окно ввода путевого листа строительной техники
Правая область окна ввода путевого листа
Правую область окна ввода путевого листа можно условно разделить на несколько частей (Рис. 20):
1. Распределение работы на СУГ или бензине, если установлено газовое оборудование.
2. Распределение пробега на пробег по трассе, по большому городу и пробег с грузом.
3. Работа оборудования.
5. Остатки топлива в баках автомобиля и оборудования.
Рис. 20. Условное разделение правой части окна ввода путевого листа
Часть 1 активна только в том случае, если на автомобиле установлено газовое оборудование. Ползунок позволяет регулировать пробег на бензине или СУГ. Суммарное значение вычисляется исходя из введенных показаний спидометра. Большие синие кнопки перемещают ползунок и, соответственно, распределение пробега в крайние положения – либо весь путь автомобиль проехал на газовом оборудовании, либо на бензине. Маленькие красные кнопки позволяют подвинуть ползунок вправо или влево на одну позицию, которая соответствует одному километру пробега. Числовое распределение пробега отображается во второй части правой области ввода путевого листа.
Часть 2 отвечает за распределение пробега в зависимости от условий движения. Отдельно, если установлено газовое оборудование, задается распределение пробега для СУГ и бензина. Для каждой строки справедливо:
· сумма пробега по трассе и пробега по большому городу не может быть больше общего пробега;
· пробег с грузом не может быть больше соответствующего пробега, например, заданное значение пробега по трассе равное 50, а значение пробега по трассе с грузом равное 30 означает, что по трассе автомобиль проехал 50 километров, из которых 30 километров с грузом.
Часть 3 отвечает за ввод значений работы оборудования, которое установлено на автомобиль.
Часть 4 позволяет ввести заправки топлива в баки автомобиля. Обращаем внимание, что поле «Залито в бак» и «Топливо» логически связаны, т. к. автомобиль и оборудование рассчитаны для работы на определенном виде топлива, хотя программа и допускает произвольный ввод этих значений. В поле «Залито в бак» обязательно присутствует значение «Автомобиля» и, в зависимости от установленного оборудования и наличия у этого оборудования собственного бака, наименование оборудования. Еще одна особенность этой области в том, что в случае ввода путевого листа грузового автомобиля, эта область не меняется в зависимости от дня путевого листа, выбранного в левой области ввода. Т. е. заправки топливом вводятся за любой день путевого листа. Остальные части правой области окна ввода путевого листа (для путевого листа легкового автомобиля) меняют свое значение в зависимости от выбранного дня.
Часть 5 позволяет ввести ежедневные остатки топлива в баках автомобиля и оборудования. Галочка «Заправка заказчика» действует на весь путевой лист. Т. е. в одном путевом листе нельзя совместить заправку за собственные средства и заправку заказчика.
Нижняя область окна ввода путевого листа
В этой области по мере заполнения полей ввода путевого листа отображаются результаты работы автомобиля. Эта область носит информационный характер. Изменить какие-либо данные в ней невозможно, они меняются автоматически.
4.2. Установка шин на автомобиль
https://pandia.ru/text/78/210/images/image031_4.jpg" width="487" height="55">
Рис. 22. Элементы управления
- Кнопка «Установить шину на авто» позволяет из закрепленных за автомобилем шин, но в настоящий момент не установленных (закрепленные шины отображаются в верхней часть правой области), установить шину на свободное место. Кнопка «Снять шину» позволяет снять установленную на автомобиль шину с указанной даты. Кнопка «Удалить запись установки» позволяет физически удалить запись установки шины на автомобиль. Дело в том, что первые две кнопки создают или изменяют запись в журнале установок шин (нижняя часть правой области), а эта кнопка их удаляет. Необходимо осторожно пользоваться данной кнопкой, т. к. можно повредить историю установки шины на автомобиль и, соответственно, изменить пробег шины. Чтобы посмотреть все записи в журнале установок шин на данном автомобиле воспользуйтесь кнопкой № 5 «Показать/скрыть снятые». Кнопка «Вычислить пробег установленных шин» позволяет отдельно просчитать пробег и износ установленной (из нижней части) шины. Дело в том, что при изменении журнала установки шин и уже введенных путевых листов пробег и износ шины не пересчитывается. К тому же программа позволяет устанавливать шины «задним числом», когда на выбранный автомобиль уже внесено некоторое количество путевых листов. Пробег и износ шины автоматически вычисляется при просмотре отчёта о работе шин. Таким образом, чтобы вычислить пробег и износ шин, необходимо запустить опцию «Отчёт о работе шин», указав в параметрах отчёта печать всех карточек учета работы автомобильных шин (см. пункт 5.8 данного руководства). Кнопка «Показать/скрыть снятые» позволяет либо показать все записи установки шин по данному автомобилю, либо показать только текущие установленные шины. Строка ввода даты позволяет упростить работу по установке и снятию шин с автомобиля, если работа производится с несколькими шинами. Так в действиях по кнопке № 1 «Установить шину на авто» и по кнопке № 2 «Снять шину» запрашивается дата операции. По умолчанию эта дата берется из этой строки ввода. Например, если необходимо снять с автомобиля зимнюю резину с определенной даты, то эту дату указываете в этом поле. В поле запроса, с какого числа снять шины будет стоять указанная дата.
4.3. Установка аккумуляторов на автомобиль
Рис. 23. Окно установки аккумуляторов на автомобиль
Функции окна установки аккумуляторов на автомобиль похожи на функции окна установки шин на автомобиль. Различие состоит в подсчете износа, который у аккумуляторов вычисляется по пробегу и по времени работы аккумулятора на автомобиле. Напомним, что нормы пробега и наработки задаются в справочнике марок АКБ (см. пункт 3.10 настоящего руководства).
4.4. Установка шин на прицепы
https://pandia.ru/text/78/210/images/image034_4.jpg" width="428 height=493" height="493">
Рис. 25. Пример окна выбора параметров отчёта
После выбора параметров отчёта в большинстве случаев на экран выводится предварительный просмотр, который позволяет не только отправить отчёт на печать, но и сохранить или загрузить сохраненный (Рис. 26). В некоторых случаях на экран выводится окно, которое позволяет анализировать данные, просматривать их более детализировано и производить корректировки.
Рис. 26. Управление предварительным просмотром
На рис. 26 представлена панель управления предварительным просмотром. Кнопки панели управления позволяют:
· изменить масштаб отображения отчёта;
· открыть ранее сохраненный отчёт FRP;
· отправить текущий отчёт на печать;
· найти текст в окне предварительного просмотра;
· вывести справку по предварительному просмотру (файл справки с программой учета путевых листов не поставляется);
· закрыть предварительный просмотр.
5.2. Отчёты по топливу
5.2.1. По механизмам
Рис. 27. Окно отчёта о расходе топлива по механизмам
Форма на экране показывает движение топлива по автомобилям за выбранный период. Причём в верхней половине отображается суммарная информация по топливу, т. е. возможно, что бензин складывается с дизтопливом или СУГ, а в нижней части движение топлива расшифровывается по видам топлива.
Еще одна особенность этой формы в том, что записи в верхней таблице могут отображаться разным цветом. Значение цветового выделения объясняется в правой области окна. Любые несоответствия анализируются и на границе интервала отчёта, т. е. если у Вас отчёт с 1 по 31 марта , то для выявления несоответствий в остатках и/или в показаниях спидометра будут анализироваться последний путевой лист до 1 марта и первый путевой лист после 31 марта.
Кнопки в панели управления вверху вызывают отчёты за период, выбранный перед показом данного окна:
· https://pandia.ru/text/78/210/images/image038_3.jpg" width="43" height="43"> отчёт о расходе топлива по путевым листам см. пункт 5.2.6;
· заправка топлива по дням см. пункт 5.2.7;
· отчёт по видам топлива см. пункт 5.2.4.
Кнопка «По путевым листам» выводит на экран окно, показанное на Рис. 28. В этом окне можно просмотреть путевые листы по выбранному автомобилю за указанный промежуток времени, удалить или отредактировать путевой лист.
Обращаем Ваше внимание, что в левой части отображаются данные по дням. Поэтому, путевой лист, в котором несколько дат выезда и возврата будет отображаться несколькими строками, однако, заправка топливом будет у них общая. Удаляется путевой лист полностью, т. е. если в нем несколько дней выезда, то удалятся все дни.
Это окно предназначено для поиска и устранения неправильного ввода данных путевого листа и не предназначено для каких либо отчётов.
Рис. 28. Окно отчёта о расходе топлива по путевым листам
5.2.2. По топливу
Рис. 29. Отчёт по топливу
5.2.3. Карточки
https://pandia.ru/text/78/210/images/image044_2.jpg" width="732" height="608 src=">
Рис. 31. Отчёт по видам топлива
5.2.5. Остатки в баках
Рис. 32. Акт снятия остатков топлива в баках
5.2.6.
Рис. 33. Отчёт о расходе топлива по путевым листам
5.2.7. Заправка топлива по дням
https://pandia.ru/text/78/210/images/image048_1.jpg" width="731" height="617 src=">
Рис. 35. Отчёт о работе механизмов
5.3.2. Шин
https://pandia.ru/text/78/210/images/image050_1.jpg" width="731" height="631">
Рис. 37. Карточка учёта работы аккумуляторной батареи
6. Настройки
6.1. Параметров
Рис. 38. Окно настройки параметров программы учёта путевых листов
Окно, изображённое на Рис. 38, позволяет изменять настройки программы:
· наименование организации;
· должности и фамилии для отображения в отчётах;
· настройки первоначального времени при вводе путевых листов;
· режим ввода путевых листов (если галочка стоит, то после записи нового путевого листа снова выводится окно для ввода следующего путевого листа).
Версия программы: 3.1 Home Edition
Официальный сайт: softbis.narod.ru
Язык интерфейса: Русский
Лечение: не требуется
Системные требования:
Windows 7, Vista (x32)
Описание:
Программа "Автотранспорт" предназначена для ведения учета транспортных средств, персонала, денежных расходов, планирования сервисного обслуживания, ремонта и оповещения о предстоящих событиях, учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей.
Программа рассчитана как на организации, имеющие собственный автопарк, так и на простых автолюбителей. Программа "Автотранспорт" позволяет систематизировать информацию по заправкам, расходам, приобретенным запчастям и материалам, сервисному обслуживанию и ремонту.
Программа "Автотранспорт" подходит:
- Для компаний имеющих автопарк и желающих вести удобный и простой учет транспортных средств, персонала и быть в курсе предстоящих событий.
- Для автолюбителей желающих контролировать события по сервисному обслуживанию, а также расходов на содержание автомобиля.
Основные возможности программы:
- Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства);
- Учет списочного состава (с фотографиями) персонала;
- Планирование сервисного обслуживания и ремонтов;
- Учет расходов топлива, автозапчастей, инструмента…;
- Учет первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей);
- Учет документов, хранение файлов в единой базе данных;
- Напоминания о запланированных событиях;
- Формирование отчетов и диаграмм;
- Многопользовательский режим работы.
Программа состоит из следующих модулей:
Модуль «Транспорт»
В данном модуле содержится вся информация о транспортных средствах (ТС), времени прохождения техобслуживании, продления страховок, выполнения определенных мероприятий контролируемых по пробегу ТС, о всех прочих расходах на ТС.
Модуль «Персонал»
В данном модуле содержится вся информация о сотрудниках, о закреплении за водителями ТС, предупредительной работе с персоналом, медицинских осмотрах, ДТП, о нарушенных правилах, денежных расходов.
Модуль «Календарь»
Является календарем и средством создания расписаний, событий. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев и года. Записи добавляются в календарь так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Модуль «Путевые листы»
Данный модуль предназначен для автоматизации выпуска первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей) и формирование сводных выходных форм по показателям, введенным в путевых листах.
Основные возможности данного модуля:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда данными предыдущего листа.
Корректировка выданных путевых листов.
Довод путевых листов по возвращению путевого листа в автопредприятие.
Отчеты по расходу ГСМ за любой период.
Учет заданий для водителей.
Печать путевых листов легковых автомобилей по форме Ф-3 (для организаций) или по форме ПГ-1 (для предпринимателей).
Печать путевых листов грузовых автомобилей по форме 4-П или по форме 4-С, реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего. Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования.
Дополнительная информация:
Для наглядности в подчиненных таблицах в зависимости от текущей даты или пробега ТС подсвечиваются записи.
Контроль проводится по следующим полям:
Модуль «Транспорт»:
- таблица «Техобслуживания»: поле «Дата проведения ТО»;
- таблица «Страховки»: поле «Дата окончания»;
- таблица «Контроль мероприятий»: поле «Пробег для выполнения… (км)».
Модуль «Персонал»:
- таблица «Медицина»: поле «Дата окончания…».
В настройках (Меню – Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей в данных подчиненных таблицах.
Форма «Напоминания»
Предназначена для оповещения о проведения следующего технического обслуживания ТС, продления страховки ТС, проведения мероприятий контролируемых по пробегу ТС, дней рождений сотрудников, а также прохождения медицинского осмотра.
Путевой лист - это учетный документ, который нужен всем организациям и ИП, если они используют служебный транспорт. Для организации путевой лист утверждает право управления, например, автомобилем, если владелец транспорта – частное лицо, то путевой лист поможет рассчитать затраты. За правильным заполнением путевых листов следит и ФНС, и ГАИ, и трудовая инспекция.
Требования к путевому листу в 2019 году
Путевой лист относится к документам строгой отчетности, а значит, должен содержать обязательные реквизиты (и соблюдать требования к оформлению обязаны не только автотранспортные компании).
В 2018 году произошли изменения: к реквизитам путевого листа добивались сведения о прохождении водителем медосмотра, а также отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля. А вот обязательную круглую печать на бланке отменили – ее нужно ставить только тем компаниям, которые используют ее согласно своему Уставу.
При этом организация все также не обязана использовать унифицированный бланк путевого листа, можно разработать и свой – главное, со всеми необходимыми реквизитами:
- название и номер самого документа;
- реквизиты владельца автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- данные о водителе транспортного средства;
- данные о самом транспортном средстве;
- данные о владельце транспортного средства;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Применение такого бланка должно быть указано в учетной политике (согласно п. 4 ПБУ 1/2008).
Порядок использования путевого листа:
- Документ создается, печатается и заверяется подписью диспетчера, который его оформил, а также руководителем организации.
- Путевой лист выдается на руки водителю.
- После поездки путевой лист возвращается уполномоченному лицу под роспись, а после подписания считается закрытым и поступает в бухгалтерию.
Но как заполнять его правильно – тем более, из раза в раз, когда путевых листов требуется очень много?
Есть два основных варианта:
- Использовать Excel.
- Установить специальную программу для заполнения путевых листов.
Ведение путевых листов в Excel
- Скорее всего, программа уже есть на вашем компьютере.
- Нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц.
- Хранить каждый из созданных файлов.
- На основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»).
- Менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.
Специальные программы для создания и ведения путевых листов
Эти программы позволять использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.
- «Респект: учет путевых листов и ГСМ»
- «Победасофт»
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ
Интегрируется с «1С:Предприятие 8»
Цена: от 8200 руб.
Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование
Цена: 14 000 руб.
Коробочное решение: 28 500 руб.
Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.
Коробочное решение: 59 700 руб.,
Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.
Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работа с путевыми листами.
Коробочное решение: 36 000 руб.,
Аренда программы в облаке - 1440 руб./мес.
Эти программы различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения. Хотите узнать подробнее? Оставьте заявку, и наш специалист бесплатно вас проконсультирует.
Как и все остальные аспекты нашей жизни, труда, топливный расход на автомобильном транспорте подчинен строгому регламенту, и его нужно уметь рассчитывать. В данной статье мы рассмотрим формы путевого листа, как рассчитывать ГСМ, а так же программы облегчающие ведение.
Что такое путевой лист?
Одной из неотъемлемых частей успешного функционирования большинства предприятий является транспорт. Путевой лист считается важнейшим документом контроля водителей. На его основе производится расчет зарплаты, запись расходов ГСМ, происходит начисление амортизации и списание других затрат. В случае остановки служебного автомобиля во время движения сотрудником ГИБДД, путевой лист станет основанием для совершения поездки, перевозки груза или пассажиров. При отсутствии данного документа не избежать уплаты административного штрафа.
Формы путевого листа
Формы путевых документов можно использовать как государственного образца, так и разработать самостоятельно, указав особенности в учетной политики организации. Каждый подобный документ должен включать в себя определенные реквизиты.
К обязательным реквизитам можно отнести:
- название и номер;
- срок действия;
- информация о владельце транспорта;
- информация о транспорте;
- информация о водителе.
Организациями, предлагающими транспортные услуги, указывается информация о проведении контроля транспортного средства перед рейсом.
Как существует множество разновидностей хозяйственной деятельности предприятий, так и путевые листы отличаются многообразием форм. Путевые листы по существующим формам можно классифицировать в соответствии с видами транспорта, осуществляющего работу. Для легковых транспортных средств:
- 3 – основная;
- ПЛ-1 – протокол для ИП.
Для грузовых транспортных средств:
- 4-П – регистрация работы машин при повременной оплате труда водителя;
- 4С – протокол перевозок при сдельной оплате труда;
- ПГ -1 – запись работы транспортного средства для ИП.
Для перевозки пассажиров:
- 6 – документ для записи работы общественного транспорта (городские маршруты);
- 6 спец. – протокол учета автобусов индивидуального пользования;
- ПA-1 – протокол работы транспорта ИП;
- 4 – форма для работы легкового такси.
Для специального транспорта:
- 3 спец. – основная;
Для автомобильной техники строительного назначения;
- ЭCM-1 – подсчет выполняемой краном работы;
- ЭCM-2 – протокол работ;
- ЭCM-3 – рапорт;
- ЭCM-4 – рапорт-наряд техники;
- ЭCM-5 – протоколы регистрации осуществленной работы строительного транспорта;
- ЭCM-6 – журнал записи;
- ЭCM-7 – справка для выполнения расчета осуществленных работ;
- Лист для автокранов.
Расчет ГСМ для путевого листа
Регистрация затрат ГСМ (горюче-смазочных материалов) – один из важных моментов ведения путевого листа. В качестве ГСМ рассматриваются:
- разные виды топлива (бензинового, дизельного, природных газов);
- смазочные материалы (моторные масла, трансмиссионные, специальные масла, пластичная смазка);
- жидкие средства специального назначения (тормозная и охлаждающая).
Расчет ГСМ внутри отчетности предприятия осуществляется с помощью фактической стоимости. Условия для принятия – наличие чеков АЗС, корешков талонов, выписка топливной карты. Списание ГСМ можно осуществить двумя методами:
- по средней себестоимости – оптимальный способ. Рассчитывается как сумма стоимости остатков и прихода, деленная на сумму объема остатков и прихода в натуральном исчислении;
- по себестоимости 1 по времени приобретения запасов (ФИФO).
Программы для ведения путевых листов
В большинстве современных предприятий процесс заполнения бухгалтерской отчетности автоматизирован. Путевые листы можно формировать вручную, но для облегчения работы, давно придуманы и усовершенствованы программные продукты, позволяющие сокращать временные затраты сотрудников и качественно вести отчетность.
Путевые листы для «1С: Предприятие»
Основная программа по ведению бухгалтерской отчетности в России «1С: Предприятие» не содержит всего необходимого, для полноценного учета путевых листов, функционала. Но разработанная система решает эту проблему. Конфигурация софта содержит все необходимые функции для регистрации работы машин и удобна для бухгалтеров знакомым, понятным интерфейсом.
Стоимость программы: 12 900 рублей.
«БухСофт»
Бюджетная, простая в использовании, скромная по техническим запросам программа, пользуется огромным спросом среди предприятий с ведением учета транспорта. Утилита выполняет ограниченное количество функций: заполняет и сохраняет путевые документы. Выгрузка происходит в форме программы MS Excel.
«Респект: Учет путевых листов и ГСМ»
Программный продукт устанавливается в виде дополнения к главной системе «1С: Предприятие 8». Функционал утилиты дает возможность учета ГСМ, регистрации работы каждого водителя в отдельности, осуществляет удобное заполнение журнала путевых листов, готовит пустые формы для вывода на печать и отправляет данные в базовый софт «1С: Предприятие 8».
Стоимость: от 6 800 рублей.
«АвтоПеревозки»
Утилита «АвтоПеревозки» имеет широкий спектр ресурсов. Программа в соответствии с текущим законодательством заполняет путевые листы, вычисляет норматив ГСМ в соответствии с пройденным километражем, ведет учет заказов предприятий от других организаций, формирует подробную аналитику. Печать результатов происходит в рамках программы MS Word.
«Путевые листы АТП»
Мощная, разносторонняя программа. Данной утилитой может пользоваться не только бухгалтерия, но и диспетчерская служба, технические инженеры, механики, так же доступен модуль расчет стоимости транспортного средства.
Модуль «Инженер» осуществляет контроль над оснасткой автопарка организации, за стоимостью техосмотров с осуществлением фиксации их результатов и следит за начислением амортизации.
Ответственность модуля «Механик» схожа с предыдущим, но больший упор делается на учете шин.
Функции режима «Бухгалтерский учет» осуществляет выполнение проводов, формирует ордера прихода и расхода топлива.
Модуль «Расчет стоимости работ автомобиля» фиксирует поступление средств от передачи транспорта во временное пользование другим организациям.
Стоимость программы: ведение учета трех автомобилей бесплатно, большее количество – 15 000 рублей.
Заключение
Своевременно заполняемый путевой лист облегчает работу бухгалтера, снижает риски предприятия получения издержек и систематизирует рабочий процесс. Для удобства работы организаций на сегодняшний день разработано множество программ, отличающихся по цене и функционалу. Каждое предприятие, в зависимости от сферы своей деятельности, способно подобрать удобную утилиту в соответствии с потребностями внутреннего устройства.