РСВ по уволенным сотрудникам в части персональных сведений необходимо заполнять, пока не завершится текущий расчетный период. Однако внесение данных по ним в тех отчетных периодах, когда сотрудники уже были уволены, осуществляется с учетом особых требований. Рассмотрим, что это за требования.
Принципы включения информации в РСВ
РСВ — это отчет, при создании которого были сохранены основные принципы формирования отчетности, подававшейся ранее во внебюджетные фонды.
Один из этих принципов — наличие того периода (НК РФ называет его расчетным — п. 1 ст. 423), на протяжении которого данные в промежуточную отчетность заносятся нарастающими суммами. Он равен году. Отчетные периоды в нем возникают ежеквартально и имеют каждый свою протяженность, отсчитываемую от начала года.
При этом сохранено и правило более детального отражения информации, относящейся к последнему кварталу периода отчета, из-за чего РСВ иногда называют отчетом за соответствующий квартал. Относится это правило и к разделу 3 РСВ, показывающему данные о выплаченных физлицу доходах и начисленных на них взносах на ОПС (подраздел 3.2) применительно к месяцам лишь последнего из кварталов периода отчета (п. 22.1 приложения № 2 к приказу ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).
Попадают ли в раздел 3 РСВ уволенные и чем они выделяются?
В силу действия единого правила показа в течение расчетного периода данных, сформированных нарастающими суммами, в РСВ попадают и уволенные сотрудники. Информацию о них придется отражать в каждом из отчетов, сформированных за соответствующий период года, в котором работник уволился.
Данные об уволившихся попадут (письма Минфина России от 20.10.2017 № 03-15-05/68646, от 21.09.2017 № 03-15-06/61030, ФНС России от 04.10.2017 № ГД-4-11/19965@, от 17.03.2017 № БС-4-11/4859):
- в подраздел 1.1 приложения 1 к разделу 1 включенными в цифры по строкам с названием «Всего с начала расчетного периода»;
- раздел 3 в качестве персональных данных.
Однако поскольку начислений уволенным до начала последнего квартала периода отчета сотрудникам уже не делается, то подраздел 3.2 по ним не заполняют (п. 22.2 приложения 2 к приказу ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@). То есть из данных об уволенных в разделе 3 будут присутствовать только сведения, позволяющие идентифицировать это лицо (подраздел 3.1).
Итоги
В РСВ — отчет, составляемый нарастающими в течение года цифрами, — данные об уволенных сотрудниках должны включаться, пока год их увольнения не завершится. С учетом относящихся к уволенным сведений будут заполняться подраздел 1.1 приложения 1 к разделу 1 и раздел 3 отчета. Подраздел 3.2 при показе персональных сведений в этом случае не заполняется.
Например, сумма значений строки 240 по каждому физлицу подраздела 3.2.1 раздела 3 должна быть равна значению строки 061 (по графам 3, 4, 5) подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1. Равенство должно соблюдаться за каждый из трех месяцев отчетного периода. Или, сумма строк 050 по графам 3,4,5 подраздела 1.3.1 и 1.3.2 приложения 1 к разделу 1 должна быть равна сумме значений строки 290 подраздела 3.2.2 раздела 3 по каждому физлицу за каждый месяц соответственно. 3. Если указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц (ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии)). ФНС России рекомендует перед представлением расчета в налоговый орган сверять персональные данные о застрахованных лицах, отраженные в разделе 3 расчета, со сведениями, указанными в форме СЗВ-М и успешно принятыми органами ПФР (письмо ФНС России от 31.10.2017 № ГД-4-11/22115).
Онлайн журнал для бухгалтера
Например, сотрудник последние три месяца отчетного периода находился в отпуске без сохранения заработной платы. В этом случае, подраздел 3.2 на него не заполняется, передаются по нему только персональные данные (подраздел 3.1).
Подраздел 3.2 включает в себя два подраздела:
- подраздел 3.2.1, в котором указываются сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, и исчисленных суммах страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
База для исчисления страховых взносов на ОПС указывается в пределах предельной величины. Исчисленные страховые взносы указываются с базы, не превышающей предельную величину.
При заполнении подраздела не учитываются исчисленные страховые взносы по дополнительному тарифу в соответствии со ст. 428 НК РФ.
Порядок заполнения расчета
И.О. 110 Дата рождения 120 Код страны, гражданином которой является физическое лицо из Классификатора, утвержденного 14.12.2001 №№ 529-ст, ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001 130 цифровой код пола: «1» – мужской, «2» – женский 140 Код вида документа, удостоверяющего личность 150 Реквизиты документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа) 160, 170 и 180 Признак застрахованного лица в системе обязательного пенсионного, медицинского и социального страхования: «1» – является застрахованным лицом, «2» – не является застрахованным лицом Подраздел 3.2 Подраздел 3.2 содержит информацию о суммах:
- выплат в пользу сотрудников;
- начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Однако если вы заполняете раздел 3 на лицо, которое никаких выплат в последние 3 месяца отчетного (расчетного) периода не получало, то этот подраздел заполнять не нужно.
Раздел 3 нового расчета по страховым взносам
Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ, п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). А поскольку даже при отсутствии деятельности руководитель, с которым заключен трудовой договор, у организации, как правило, есть, как минимум его и нужно указывать в пустом разделе 3 Расчета по страховым взносам.
Но в случае неначисления директору зарплаты заполнить по нему нужно будет только подраздел 3.1, ведь при отсутствии данных о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлиц за последние 3 месяца отчетного (расчетного) периода, подраздел 3.2 раздела 3 уже не заполняется (п. 22.2 Порядка заполнения, утв. Приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/).
Новый расчет по страховым взносам
Отчетность по страховым взносам Заполнение раздела 3 расчета по страховым взносам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3) Раздел заполняют все плательщики страховых взносов, производящие выплаты в пользу физических лиц. В раздел 3 включаются сведения о сотрудниках:
- с которыми в последние три месяца отчетного (расчетного) периода действуют трудовые или гражданско-правовые договоры.
Факт начисления выплат и вознаграждений значения не имеет; - с которыми в последние три месяца отчетного (расчетного) периода не действуют трудовые или гражданско-правовые договоры, но которым в этом периоде начислены выплаты (письмо ФНС России от 17.03.2017 № БС-4-11/4859).
Также в разделе 3 указываются сведения о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование по каждому застрахованному лицу. Раздел заполняется автоматически.
Раздел 3 – расчет по страховым взносам
Обратите внимание, начиная с версии 3.1.3.184, в раздел 3 НЕ включаются сотрудники-иностранные граждане, не являющиеся застрахованными лицами на ОПС по своему статусу (например, иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, являющиеся высококвалифицированными специалистами) (письмо Минфина от 12.07.2017 № 03-15-06/44430). При заполнении поля Номер корректировки (строка 010) при первичном представлении сведений за расчетный (отчетный) период проставляется «0», в уточненном расчете за соответствующий расчетный (отчетный) период — указывается номер корректировки (например, «1», «2» и так далее).
В поле Расчетный (отчетный) период (код) (строка 020) указывается код, определяющий расчетный (отчетный) период, согласно Приложению № 3 к Порядку заполнения расчета по страховым взносам.
- о сумме выплат и иных вознаграждений (код строки 210);
- о базе для исчисления страховых взносов на ОПС в пределах установленной предельной величины (код строки 220);
- о сумме страховых взносов на ОПС, исчисленных в пределах установленной предельной величины (код строки 240);
- о базе для исчисления страховых взносов на ОПС по дополнительному тарифу (код строки 280);
- о сумме страховых взносов на ОПС по дополнительному тарифу (код строки 290).
2. Если суммы перечисленных выше показателей из раздела 3 по всем физическим лицам за расчетный (отчетный) период и (или) за каждый из последних трех месяцев расчетного (отчетного) периода не соответствуют этим же показателям в целом по плательщику страховых взносов в разделе 1 расчета.
Раздел 3 расчета по страховым взносам
В программе заполнение признака зависит не от того, платятся взносы за лицо или нет, а от статуса застрахованного лица и вида договора, заключенного с этим лицом. Статус застрахованного лица в программе указывается в форме элемента справочника Физические лица или справочника Сотрудники по ссылке Страхование.
Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физических лиц в справочнике Сотрудники или Физические лица. Для проверки, указаны ли все необходимые персональные данные застрахованного лица, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры - Кадровые отчеты - отчет Личные данные сотрудников).
В письме от 16.11.2017 № ГД-4-11/ ФНС России указала, если у организации отсутствуют данные по ИНН сотрудника, то по строке 060 можно проставить прочерк. Расчет в этом случае налоговый орган примет в общем порядке.
В порядке заполнения раздела 3 приведены подробные построчные указания по подготовке раздела. К примеру, в п. 22.6 Порядка заполнения указано, что в Расчете по страховым взносам раздела 3 по строке 040 «Номер» указывается порядковый номер сведений.
Инфо
Каким образом вести нумерацию сведений, плательщик страховых взносов решает сам: это может быть как порядковая нумерация по возрастанию (1, 2, 3 и т.д.), так и, к примеру, табельный номер работника (Письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/ (п. 3)). При указании по строке 150 «Серия и номер» реквизитов документа, удостоверяющего личность физического лица, знак «№» не указывается, а сами серия и номер документа разделяются пробелом.
Подробнее о порядке заполнения раздела 3 нового Расчета по страховым взносам можно прочитать в разделе XXII Порядка заполнения (Приложение № 2 к Приказу ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/).
- Подр. 3.1, состоящий из стр. 060-180, – предназначен для внесения личной информации по застрахованному лицу, а по стр. 160-180 отображается признак гражданина в страховой системе с разбивкой по видам страхования (ОПС, ОМС, ОСС).
- Подр. 3.2 – здесь в подр. 3.2.1 указываются фактические выплаты сумм вознаграждений физлицу за период, и соответствующие суммы начисленных пенсионных взносов. При этом в подр. 3.2.2 отображаются те начисления, по которым работодатель уплачивает государству взносы по доп. тарифам.
Образец составления раздела 3 расчета размещен здесь. Для примера сведения внесены на одного сотрудника, если нужно сформировать данные по большему количеству физлиц, составляется равное число листов с порядковой нумерацией.
Код категории застрахованного лица, к которому следует отнести сведения о заработке, определяется по виду тарифа страховых взносов, установленного для организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Учетная политика) при исчислении взносов с выплат конкретному застрахованному лицу. Коды указываются в соответствии с кодами категории застрахованного лица согласно приложению № 8 к Порядку заполнения расчета.
Внимание
Например, лица, на которых распространяется ОПС, включая лиц, занятых на рабочем месте с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда, за которых уплачиваются страховые взносы, используется категория НР. Кроме того, предусмотрены отдельные коды для временно проживающих иностранных граждан (начинаются с символов ВЖ) и временно пребывающих иностранных граждан (начинаются с символов ВП).
Пример 5 В организации имеется рабочее место с тяжелыми условиями труда, по результатам специальной оценки условий труда рабочему месту присвоен класс условий труда - Вредный, подкласс 3.1. За сотрудника, занимающего эту должность, в 1 квартале 2018 года уплачивались взносы на ОПС по дополнительному тарифу 2%. Для сотрудника, в разделе 3, заполняется дополнительно подраздел 3.2.2 Указывается автоматически код тарифа - «27» (Плательщики страховых взносов, уплачивающие страховые взносы по дополнительным тарифам, установленных пунктом 3 статьи 428 Кодекса при установлении класса условий труда - вредный, подкласса условий труда - 3.1) (согласно приложению № 5 к Порядку) (рис. 6). Рис.
Рассмотрим как заполнить строку 040 в расчете страховых взносов в 2018 году.
Строка «040» в форме расчета по страховым взносам
Актуализированная форма расчета КНД 1151111 составляется и сдается ФНС с начала текущего года. Она включает: титульный лист; данные о физическом лице (к ИП не относится) и три раздела. Действующий формат расчета введен распоряжением ФНС № MMВ-7-11/551@ от 10.10.2016 взамен устаревших форм отчетности по страховым взносам (РСВ-1, РСВ-2, РВ-3, 4-ФСС).
Обязательными для заполнения являются:
- раздел 1;
- под. 1.1. и 1.2. вложения 1 к первому разделу;
- вложение 2 к первому разделу;
- раздел 3.
В каждом из перечисленных составляющих структуры расчета имеется пункт «040», который нужно заполнить.
| Обязательные для заполнения рубрикационные части расчета | Что включают | Назначение строки «040» в каждой рассматриваемой части расчета |
| Раздел 1 | Обобщенные сведения об обязательствах плательщика, уплачивающего страховые взносы | Отображает код бюджетной классификации (сокращенно - КБК) по зачислениям общеобязательных медицинских взносов |
| Подраздел 1.1. вложения 1 к первому разделу | Расчет сумм по общеобязательным пенсионным взносам (ОПС) | Показывает размер всех выплат, не облагаемых общеобязательными пенсионными взносами |
| Подраздел 1.2 вложения 1 к первому разделу | Расчет сумм по общеобязательным медицинским взносам (ОМС) | Указывает на величину выплат, не облагаемых общеобязательными медицинскими взносами |
| Раздел 3 | Индивидуальные данные по застрахованным работникам | Порядковый номер данных |
Особенности заполнения строки «040» в расчете по страховым взносам
При заполнении строки «040» в перечисленных выше частях расчета страхователь должен соблюдать общие требования:
- Запись от руки производится синими, черными либо фиолетовыми чернилами.
- Текстовые данные вписываются заглавными печатными буквами.
- Не допускаются: правки при помощи корректора, распечатывание расчета с двух сторон страниц, скрепление листов степлером и иным подобным способом.
- «0» ставится на месте отсутствующего суммового (числового) показателя, в остальных случаях проставляются прочерки (при ручном заполнении формы).
- Печать производится шрифтом Courier New высотой от 16 до 18 п.
- Данные вносятся слева направо, с первой позиции.
- Стоимостные показатели в разделах, а также во вложениях к первому разделу записываются в рублях и копейках.
Порядок заполнения новой формы расчета, требования по его составлению подробно описаны в указанном выше распоряжении ФНС N ММВ-7-11/551@ во вложении 2 (далее по тексту - Порядок ФНС).
| Часть расчета со строкой «040» | Особенности внесения информации в строку «040» | Основание |
| Раздел 1 | Записывается надлежащий КБК для общеобязательных платежей по медицинскому страхованию за период с 2017 года: 182 1 02 02101 08 1013 160, 182 1 02 02103 08 1013 160 (при уплате фиксированной величины ИП); по записанному коду в строке «040» будут начисляться взносы ОМС | Порядок ФНС, часть 5, п. 5.6 |
| Подраздел 1.1. вложение 1 первый раздел | По строке прописываются суммовые показатели: выплат, необлагаемых взносами ОПС сообразно ст. 422 НК РФ (компенсации, государственные пособия и др.); произведенных и документально подтвержденных трат, имеющих отношение к извлечению доходов от авторского заказа и иных источников (сообразно п. 7.6. Порядка); трат, не имеющих документального заверения, но принятых к вычету сообразно ст. 421, п. 9 НК РФ нарастающим итогом | Порядок ФНС, часть 7, п. п.7.6 |
| Подраздел 1.2 вложение 1 первый раздел | Вносятся суммовые показатели: вознаграждений, не облагаемых взносами ОМС сообразно ст. 422 НК РФ (пособия, компенсационные суммы и т. д.); документированных трат, имеющих отношение к извлечению доходов, перечисленных в п. 8.5 Порядка; трат без документального заверения сообразно этому же п. 8.5 Порядка | Порядок ФНС, часть 8, п. п.8.5 |
| Раздел 3 | В качестве порядкового номера допустимо вписывать в строку «040» раздела 3 табельны1 номер налогоплательщика (основание - Письмо ФНС № БС-4-11/100@ от 10.01.17) | Порядок ФНС, часть 22, п. 22.6 |
Оформить расчет вправе представитель страхователя. При выявлении ошибок, ложных либо недостоверных сведений в расчете, обязанное лицо должно внести поправки. Скорректированный уточненный вариант расчета нужно будет сдать ФНС сообразно регламенту ст. 81 НК РФ.
Скорректированный вариант должен содержать все представленные ранее ФНС разделы отчетной формы, но уже с внесенными правками. В уточненную версию расчета нужно также включить третий раздел с индивидуальными данными тех застрахованных работников, в отношении которых были сделаны изменения.
Мнение и рекомендация эксперта по заполнению обязательных полей нового расчета по страховым взносам
ФНС РФ в части вопроса о составлении и сдаче расчета по страховым взносам затронула тему порядка заполнения его уточненного варианта в Письме N БС-4-11/100@ от 10.01.2017.
Настоящим письмом ФНС напоминает страхователям на существующие обязательства по представлению точных сведений, полной информации в расчете. Речь ведется также и о корректировке обнаруженных обязанным лицом ошибок, понижающих либо увеличивающих величину налога к уплате.
По части третьего раздела при его уточнении рекомендовано вносить данные тех работников, в отношении которых необходимо произвести изменения. Порядковую нумерацию первичного варианта раздела следует сохранять. ФНС обращает внимание на следующее:
- Страхователь вправе автономно определять порядковые номера сведений.
- Индекс при этом можно не использовать.
- Числовое упорядочение сведений следует производить возрастающим порядком (от меньшего к большему) целиком по организации.
- Допускается использовать табельный номер налогоплательщика.
Копия раздела 3 расчета по страховым взносам
Форма расчета утверждена приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551 и вступила в действие с 1 января 2017 года. Значит, с этого времени нужно предоставлять копии раздела 3 расчета по страховым взносам своим сотрудникам. Обязанности работодателя по этому вопросу отражены в п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018).
Данная процедура носит заявительный характер. Сотрудник может обратиться в бухгалтерию с просьбой предоставить сведения раздела 3. По сданным расчетам оформляем копии по этому работнику. Если расчет представляем в электронном виде, достаточно его распечатать.
Как быть при обращении в середине квартала? В этом случае оформляем индивидуальные сведения раздела 3 на дату обращения. Срок предоставления — 5 календарных дней с момента обращения.
Заполнение раздела 3 расчета по страховым взносам
Персонифицированные сведения раздела 3 состоят из двух блоков.
Первый несет информацию об отчетности: говорит о виде расчета (первичный он или корректировка) и периоде сдачи, отражает номер сведений каждого сотрудника и дату представления отчетности. Эта часть раздела содержит личные и паспортные данные работников (подраздел 3.1).
Второй блок состоит из двух подразделов. Первый, за номером 3.2.1, отражает сведения о начисленных выплатах за последние три месяца, а также суммы страховых взносов по пенсионному страхованию. Второй подраздел, за номером 3.2.2, заполняют в случае начисления взносов по дополнительному тарифу. При заполнении раздела 3 расчета по страховым взносам следует уделить большое внимание верному отражению персональных данных.
Не знаете свои права?
Даже если ошибиться в одной букве Ф. И. О. работника, необходимо будет представить уточненный расчет.
Корректировка раздела 3 и ее особенности
Оформление корректировки раздела 3 расчета по страховым взносам зависит от того, в каком подразделе допущена ошибка. Налоговый орган представил пояснения в письме от 28.06.2017 № БС-4-11/12446@. Рассмотрим варианты заполнения:
- Ошибка в индивидуальных сведениях работника в подразделе 3.1.
Необходимо обнулить сведения. Создаем корректировку раздела 3 расчета, где данные раздела 1 оставляем без изменений. В разделе 3 работаем только с данными того сотрудника, у которого есть ошибки.
Итак, редактируем сведения, которые были отражены в расчете. Для этого информацию в подразделе 3.1 оставляем прежней, а в подразделе 3.2 в строках 190-300 ставим 0. Создаем новый блок сведений по данному сотруднику, где в строке 010 ставим номер корректировки — 1. В подраздел 3.1 вносим верные данные о сотруднике. В подраздел 3.2 вносим аналогичную информацию с первичного отчета.
- Ошибка в подразделе 3.2.
Если забыли внести сведения о сотруднике. В этом случае корректировка раздела 3 расчета по страховым взносам заключается в добавлении данных по новому работнику и изменении показателей раздела 1.
Если отразили лишних сотрудников. Тогда в уточненном расчете в разделе 3 указываем сведения по этим сотрудникам, а в строках 190-300 подраздела 3.2 во всех знакоместах ставим 0. Также проводим корректировку раздела 1.
Если нужно просто внести изменения в показатели подраздела, меняем сведения и по необходимости редактируем раздел 1.
Перечень документов при увольнении работника
Наряду с привычными документами, которые сотрудник получает в день увольнения, организация обязана предоставить информацию персонифицированного учета. Это отражено в абз. 2 п. 4 ст. 11 закона 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018). Далее более подробно о документах:
- Выписка сведений из формы СЗВ-СТАЖ.
Информацию из СЗВ-СТАЖ по конкретному сотруднику необходимо предоставлять с 2017 года. Выписка должна содержать персональные сведения только увольняющегося сотрудника. Датировать документ надо датой увольнения. - Выписка из формы СЗВ-М.
Предоставлять копии СВЗ-М, которые содержат информацию обо всех сотрудниках, нельзя. Это прямое нарушение требований о защите персональных данных. Необходимо сгруппировать сведения в выписку по форме СЗВ-М. Оформить ее нужно в последний рабочий день работника. - Копии раздела 3.
Сведения раздела 3 расчета при увольнении сотрудника можно скопировать из уже сданной отчетности.
Выписка из раздела 3 сотруднику при увольнении
За период с начала квартала и до момента увольнения информацию раздела 3 расчета по взносам нужно оформить в виде выписки. При заполнении акцентируем внимание на расчетном периоде (код) по строке 020. Код указываем тот, который соответствует дате увольнения.
В сведениях подраздела 3.2.1 раздела 3 отражаем месяцы работы с начала квартала до даты расторжения трудовых обязательств. За отработанные периоды указываем суммы выплат, базу для начисления взносов и их размер. Также эти сведения отражаем всего за последние три месяца отчетного периода. При необходимости заполняем подраздел 3.2.2.
Копии и выписку раздела 3 расчета выдаем сотруднику при увольнении в его последний рабочий день вместе с расчетом и другими документами. Предоставляем эти данные не только работникам, принятым по трудовым договорам, но и тем, кто оказывает услуги по гражданско-правовым.
Расчет по взносам без сведений из раздела 3
Если учреждение не ведет хозяйственную деятельность и наемных работников нет (только учредитель), за ним сохраняется обязанность предоставлять расчет (письмо ФНС от 12.04.2017 № БС-4-11/6940@). В этом случае показатели выплат в пользу физических лиц принимают значение 0, а количество застрахованных лиц — значение 1. Заполнить необходимо раздел 1, приложения 1 и 2 расчета. Также отразить персональные данные учредителя в разделе 3, без заполнения подраздела 3.2.
Рассмотрим вариант, когда у индивидуального предпринимателя уволились все работники. Заявления о снятии с учета в качестве плательщика взносов он не предоставил. Следовательно, за ним остается обязанность сдавать отчетность. При этом будет оформлен расчет по страховым взносам без раздела 3.
Показатели единого расчета по взносам - раздел 3
Расчет по страховым взносам плательщики представляют в налоговый орган с 2017 года. Именно он курирует платежи по обязательному пенсионному, медицинскому и социальному страхованию. Раздел 3 единого расчета по взносам содержит данные персонифицированного учета. В свою очередь, налоговики передают их в Пенсионный фонд. От правильного оформления этих сведений зависит, как лягут данные на лицевых счетах физлиц в фонде.
Заполним раздел 3 на работника по гражданско-правовому договору. Обязательства по социальному страхованию в договоре не прописаны. Значит, признак лица в системе страхования по строке 180 указываем 2. Также не забываем заполнять строку 230 в подразделе 3.2.1.
При заполнении раздела 3 расчета следует правильно отражать все показатели. При необходимости — вносить в расчет корректирующие данные. Сведения раздела 3 организация должна предоставлять в обязательном порядке сотрудникам при увольнении, а также всем работникам в заявительном порядке.
30 января наступает последний день отчетного срока по РСВ за 2017 год. Практика показала, что его сдача не всегда проходит гладко. Разберемся с трудными местами этой формы и подскажем, как их обойти или исправить.
Начиная с 2017 года администрирование страховых взносов перешло к ФНС. Федеральная налоговая служба своим приказом № ММВ-7-11/551 ввела в действие форму отчетности РСВ (КНД 115111) для страховых взносов со своими сроками, штрафами и ответственностью. Эта форма призвана заменить существовавшую ранее РСВ-1 (сведения о стаже передаются всё так-же в ПФР с формой ).
Расчет страховых взносов подается в налоговую инспекцию всеми страхователями, то есть организациями и предпринимателями, которые осуществляют выплаты физлицам. Расчетным периодом для заполнения РСВ признается календарный год. В следующей таблице приведены отчетные периоды по этому расчету, а также сроки его представления.
Таблица 1. Сроки подачи РСВ в 2018 году
Страхователи со средней численностью застрахованных лиц за прошлый год 25 человек и более обязаны отчитываться в электронной форме. Правило распространяется и на новые организации с указанным количеством работников. Если количество застрахованных лиц менее 25 человек, то страхователь может отчитываться как в электронном, так и в бумажном виде.
Правила заполнения расчета
Порядок заполнения формы утвержден приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. В следующей таблице описано, какие разделы должны быть заполнены в тех или иных случаях.
В настоящее время на портале правовых актов размещен проект приказа ФНС об изменении РСВ. Судя по всему, за отчетные переводы 2018 года (1 квартал 2018 и далее) нужно будет подавать новую форму.
Но отчет за 2017 год подаем в прежней форме.
Таблица 2. Заполнение разделов РСВ
| Раздел | Когда заполняется | Примечания |
|---|---|---|
|
Всегда (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 N БС-4-11/6940@) | |
| Приложение 3 к разделу 1 | При начислении и выплате социального пособия | Отражаются пособия, начисленные в отчетном периоде. Пособие, выплаченное за счет работодателя за первые 3 дня болезни, не показывается |
| Подразделы 1.3.1, 1.3.2 | При начислении взносов на ОПС по дополнительным тарифам | |
| Приложение 5 к разделу 1 | При применении пониженных тарифов | Организации сферы высоких технологий |
| Приложение 6 к разделу 1 | Субъекты на УСН | |
| Приложение 9 к разделу 1 | Если есть временно пребывающие работники-иностранцы |
Если в периоде не было начисления зарплаты, то подраздел 3.2 раздела 3 заполнять не нужно - так считают в ФНС (письмо ФНС РФ от 17.03.2017 № БС-4-11/4859).
Следует ли подавать расчет, если в отчетном периоде не производились выплаты физлицам ? В Минфине считают, что в этом случае нужно подавать форму с нулевыми показателями (письмо Минфина РФ от 24.03.2017 № 03-15-07/17273).
Некоторые нюансы заполнения РСВ
Отражение расходов, не облагаемых взносами
Нужно ли отражать в расчете расходы, которые не облагаются страховыми взносами? Ответ зависит от того, является ли выплата объектом по взносам или нет. Если нет, то и отражать ее не нужно. Если же выплата является объектом начисления , но по статье 422 НК РФ от взносов освобождена, то ее следует отразить в форме.
При этом в расчете указывается облагаемая база - это сумма начисленных выплат, которая включается в объект обложения, уменьшенная на суммы, освобожденные от взносов.
Пример. Рассмотрим две выплаты: плата за имущество, взятое в аренду у физического лица, и пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Обе выплаты не облагаются страховыми взносами. При этом аренда не будет отражаться в РСВ, а пособие включить в расчет необходимо.
Пояснение . Арендная плата не является объектом начисления страховых взносов, поэтому в РСВ не включается. А вот с пособием по уходу за ребенком все иначе. В общем случае выплаты в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию, признаются объектом обложения страховыми взносами на основании пункта 1 статьи 420 НК РФ. Поэтому несмотря на то, что статья 422 Кодекса освобождает пособие по уходу за ребенком от обложения страховыми взносами, в РСВ такие выплаты включаются.
Как заполнить расчет при совмещении УСН и ЕНВД
Эту ситуацию пояснили в ФНС (письмо от 28.12.2017 № ГД-4-11/26795@). Правила такие:
- Приложение 1 к разделу 1 . В строке 001 указывается код тарифа, который применяется плательщиком взносов. Найти код можно в упомянутом выше Порядке заполнения РСВ (приложение № 5).
- Раздел 3 . В графах 200 указывается код категории застрахованного лица (приложение № 8 к Порядку).
Эти показатели должны соответствовать.
Какой код тарифа плательщика выбрать? Компании, которые платят взносы по общему тарифу и совмещают «вмененку» и «упрощенку», должны указать любой из кодов «01», «02»,«03» . Приложение 1 к разделу 1 расчета заполняется ими в одном экземпляре.
Правила заполнения Раздела 3
Поля «Фамилия», «Имя», «Гражданство (код страны)» заполняются в обязательном порядке. При этом установлены определенные правила (таблица 3).
Таблица 3. Правила заполнения Раздела 3 формы РСВ
| Поле | Правила | Недопустимо |
|---|---|---|
| Фамилия |
|
наличие символа «.» (точка), «-» (дефис), «‘» (апостроф), « » (пробел) в качестве первого, последнего символа или единственного символа |
| Имя,
Отчество (при наличии) |
|
|
| ИНН в Российской Федерации |
|
|
| СНИЛС | должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX, где X принимает числовые значения от 0 до 9 | |
| Серия и номер документа (для граждан РФ) | должна иметь вид «XX XX XXXXXX», где X принимает числовые значения от 0 до 9 (серия через пробел) | |
| Дата рождения |
|
|
Какие ошибки в РСВ нельзя допускать
Мы уже писали о том, что начиная с текущего года . В частности, расширился перечень критичных ошибок. В следующей таблице мы собрали поля формы, ошибки в которых станут препятствием для сдачи РСВ.
Таблица 4. Критичные данные формы РСВ
| Сведения, в которых нельзя ошибиться | Поля |
|---|---|
| сумма выплат и иных вознаграждений за каждый из последних трех месяцев отчетного или расчетного периода | 210 |
| база для исчисления пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы | 220 |
| сумма исчисленных пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы | 240 |
| база для исчисления пенсионных взносов по доптарифу за каждый из последних трех месяцев отчетного или расчетного периода | 280 |
| сумма исчисленных пенсионных взносов по доптарифу за эти же месяцы | 290 |
| Соотношения, которые должны исполняться | |
| строка 061 по графам 3–5 приложения 1 раздела 1 расчета должна совпадать с суммами строк 240 раздела 3 за каждый месяц соответственно | |
| итоги по графам 280, 290 должны соответствовать данным строки 300 | |
| итоги по графам 210, 220 и 240 должны соответствовать данным строки 250 | |
| Примечание. Суммарные данные в перечисленных строках по всем физлицам должны соответствовать сводным данным в подразделах 1.1 и 1.3 расчета. | |
Важно! Кроме того, отчет не примут, если указаны недостоверные персональные данные , идентифицирующие застрахованных лиц (ФИО, СНИЛС, ИНН).
Если расчет не принят
Если РСВ содержит критичные ошибки, ИФНС на следующий день должна направить страхователю уведомление об этом. На исправление отводятся такие сроки:
- при подаче РСВ в электронной форме - 5 дней с даты направления электронного уведомления;
- при подаче на бумаге - 10 дней с даты направления уведомления на бумаге.
Если страхователь успеет исправиться в эти сроки, то штрафа не последует.
Санкции
Нарушителям сроков и порядка сдачи отчетности по РСВ грозят штрафы.
Опоздание со сроками подачи расчета:
- Ответственностью по статье 119 НК РФ. Штраф составит 5%
от суммы, подлежащей доплате на основании расчета за каждый полный или неполный месяц просрочки. При этом минимальная сумма штрафа составит 1 тыс. рублей, а максимальная - 30% суммы доплаты.
Важно! Если вы правильно рассчитали взносы и уплатили их вовремя, то за опоздание сдачи РСВ вам грозит штраф 1 тыс. рублей.
- Ответственность по статье 15.5 КоАП для должностных лиц. Это штраф в размере 300-500 рублей.
Серьезные штрафы грозят тем, кто занизит базу по взносам :
- За грубое нарушение правил учета, которое привело к занижению, полагается штраф по части 3 статьи 120 НК РФ в размере 20% от неуплаченной суммы, минимум 40 тыс. рублей.
- За неуплату или неполную уплату страховых взносов в результате занижения базы - штраф по части 1 статьи 122 НК РФ в размере 20% от неуплаченной суммы взносов.
Кроме того, караются и нарушения порядка сдачи РСВ :
- если страхователь должен была подать нулевой расчет, но этого не сделал, штраф на основании пункта 1 статьи 119 НК РФ составит 1 тыс. рублей;
- за несоблюдение формы отчетности (подали на бумаге, хотя должны были по ТКС) грядет штраф на основании статьи 119.1 НК РФ в размере 200 рублей.
Частые ошибки в РСВ
Некорректные данные работников
Несоответствие данных застрахованных лиц, которые подают организации и ИП, тем сведениям, что содержатся в ФНС - распространенное основание для отказа в приеме РСВ. Такая ошибка возникает по двум причинам:
- В ФНС из ПФР были переданы некорректные сведения. В этом случае организация должна представить копии подтверждающих документов, чтобы инспекторы смогли исправить информацию в своей системе вручную.
- Ошибки допускают сами страхователи. Необходимо подать уточненный расчет с корректными сведениями.
Расхождение по сумме взносов в целом и по отдельным работникам
Если выявлено такое несоответствие, то есть строка 061 по графам 3-5 приложения 1 раздела 1 расчета не совпадает с суммами строк 240 раздела 3 расчета за каждый месяц соответственно, то необходимо подать уточненный расчет.
Несоответствие данных РСВ и 6-НДФЛ
Несмотря на то что во многих случаях данные этих отчетов не совпадают по объективным причинам, запросить пояснения по ним все-таки могут. Если выяснится, что расхождение возникли по причине ошибки, придется подавать уточненный РСВ.
Неподача нулевого отчета
Некоторые страхователи считают, что при отсутствии показателей отчет подавать не нужно. Однако Налоговый кодекс не содержит правил, которые бы снимали со страхователей обязанность подавать нулевой РСВ. Этой формой организации и ИП информируют налоговый орган, что в отчетном периоде не производились выплаты физлицам.