Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1. п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.

Для чего нужны путевые листы бухгалтерам

Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.

Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:

• начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
• списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;

• при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.

В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.

Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:

• «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?» ;
• «Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?» .

Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)

В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для 1-2 заказчиков за смену.

Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.

Оба бланка путевых листов грузовых автомобилей, утвержденные Госкомстатом, не являются обязательными для использования. Допускается самостоятельная разработка форм таких бланков. Однако обе формы — и 4-П, и 4-С — создавались с учетом включения в них реквизитов, обязательных для путевых листов грузовых автомобилей, и поэтому удобны для применения.

Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте .

Перечень обязательных реквизитов путевого листа содержит приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152. На протяжении 2017-2019 годов он менялся не однажды.

В начале 2017 года в его текст были внесены следующие изменения (приказ Минтранса России от 18.01.2017 № 17), вступившие в силу с 26.02.2017:

• в заголовочной части путевого листа больше не требуется проставлять печать или штамп владельца транспортного средства;
• обязательным стало указание в путевом листе даты и времени проведения предрейсовой (или предсменной) проверки технического состояния транспортного средства уполномоченным на это техническим специалистом с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

С 15.12.2017 обязательно указание основного регистрационного номера юрлица или ИП (приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476).

Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С

Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно на нашем сайте.

Путевой лист грузового автомобиля – первичный документ для учета движения автотранспорта в организации. Путевой лист грузового автомобиля заполняется каждым водителем, выезжающим в рейс. Каждому типу транспортного средства соответствует определенная форма путевого листа. Для грузового автотранспорта предназначены формы 4-С и 4-П. Для легкового автомобиля производится заполнение по форме 3 – , а для автобуса определена форма 6 – .

Путевой лист должен быть всегда в наличии у шофера грузового автотранспорта. Его выдача производится диспетчером компании, когда водитель приступает к выполнению своих должностных обязанностей в смену. Выдача путевого листа может осуществляться и другими работниками компании (к примеру, секретарем или бухгалтером), если организация не имеет большого штата сотрудников.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4-С)

Для грузового транспорта оформляется два типа форм путевых листов: форма 4-С и форма 4-П. Их отличие в том, что форма 4-С предназначена для выдачи сотрудникам, имеющих сдельную оплату труда (то есть расчет заработной платы идет за объем сделанной работы), а форма 4-П выдается тем сотрудникам, которые имеют повременную оплату труда (то есть в основе расчета зарплаты лежит время, отработанное фактически).

Бланк 4-С имеет несколько полей для заполнения, которые содержат основные реквизиты компании, шофера и грузового автотранспорта:

• В поле, предназначенном для компании, указываются ее наименование, ОКПО и адрес;
• В поле, предназначенном для шофера, указываются его ФИО, табельный № и № водительского удостоверения;
• В поле, предназначенном для грузового автотранспорта, указываются наименование автомобиля, его №, № гаража, а также информация о наличии и номерах прицепов.

Пример заполнения данных об автомобиле и водителе в путевом листе

Далее в листе путевого следствия пишутся время выезда из автопарка и показания спидометра на начало рабочей смены. В момент возвращения водителя в гараж, заполняется поле, в котором прописываются время и показания спидометра на конец рабочей смены.

Пример заполнения показателей пробега и времени в пути

Так как документ путевого следствия является основанием для списания ГСМ, в нем необходимо указывать информацию о движении топлива (вид горючего, количество на начало смены, выданное количество, количество на конец смены). Периодически требуется указать коэффициент расхода топлива по отношению к установленным в компании нормам, которые прописываются в приказе на списание ГСМ.

Пример заполнения движения горючего в путевом листе организации

Заполненные данные документа путевого следствия являются основанием для списания расходов на горючее и прочие смазочные материалы. По факту списания, бухгалтером организации составляется акт списания ГСМ.

Маршрут рабочей смены водителя, так же, как и документ путевого следствия, выдается диспетчером, который предоставляет шоферу информацию: куда нужно подать автомобиль, в какое время, где произвести загрузку и разгрузку, а также название груза.

Оформление задания водителю в путевом листе организации

Бланк документа путевого следствия содержит место для удостоверяющих подписей:

• Диспетчера, который выдает документ путевого следствия;
• Механика, который проверяет транспортное средство на неисправности;
• Медицинского сотрудника, который производит осмотр водителя на предмет его трудоспособности по состоянию здоровья;
• Водителя, который трудится в данную смену.

Оборотная сторона документа путевого следствия отражает маршрут водителя, который он подробно заполняет в течение рабочего дня.

Пример оформления оборотной стороны путевого листа

Расчет заработной платы шофера грузового автотранспорта производится бухгалтером компании на основании заполненных данных путевого листа. Если необходимо составить акт контрольного замера топлива, то в этом также помогут данные заполненного документа путевого следствия.

При перевозке грузов путевой лист грузового автомобиля является основным документом первичного учета, который совместно с товарно-транспортной накладной определяет показатели для учета работы транспортного средства и водителя, для начисления заработной платы водителю, а также для проведения расчетов с заказчиками за перевозку.

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Учитывая, к примеру, что в форме № 4-п не в полной мере предусмотрено заполнение сведений о водителе (в частности, отсутствует дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра), унифицированный бланк необходимо доработать.

Также при его доработке необходимо учитывать требования п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, которые распространяются на организации, оказывающие транспортные услуги. В их путевых листах необходимо добавить сведения о проведения предрейсового контроля технического состояния грузового автомобиля.

Применяемую организацией форму путевого листа необходимо утвердить в .

Для грузовых автомобилей используется путевой лист формы 4-С или 4-П. Скачать бланки этих форм, а также образец заполнения путевого листа можно в формате excel в конце статьи. Данный бланк следует заполнять в отношении каждого отдельного грузового автомобиля при каждом выезде в рейс.

Водителю путевой лист выдает диспетчер в начале рабочего дня, водитель в течение дня отмечает в нем сведения о своем маршруте, о выполненных заданиях, о расходах топлива, пройденных километрах. В конце рабочего дня путевой лист сдается водителем диспетчеру под роспись, сам грузовой автомобиль передается механику, который проверяет техническое состояние транспортного средства.

Бухгалтерия использует путевые листы для списания расходов на топлива (в дополнение составляется ), а также для расчета заработной платы водителю.

Форма путевого листа 4-С применяется, как правило, при сдельной оплаты труда водителя, когда его заработная плата зависит от объема выполненной работы. Путевой лист форма 4-П применяется при повременной системе оплаты труда, когда труд водителя оплачивается в соответствии с отработанными часами, днями.

Образец заполнения

Рассмотрим особенности заполнения путевого листа по форме 4-С.

В начале рабочей смены водитель принимает от механика грузовой автомобиль под роспись, подпись и механика, и водителя ставится в момент принятия ТС в путевом листе 4-С. Путевой лист выдает водителю диспетчер, при этом отмечается время выезда машины из гаража, показания спидометра, количество топлива в баке и количество полученного топлива.

Заполняются сведения об организации, грузовом автомобиле, его прицепах и водителе.

В подразделе «задание водителю» указывается, в чье распоряжение поступает автомобиль, отмечает путь его следования — адрес пункта погрузки, время погрузки и разгрузки, наименование груза, пройденное расстояние.

Расходы топлива отмечается водителем в подразделе «движение горючего», в котором заполняется:

• марка топлива;
• количество выданного топлива;
• остаток при выезде и возвращении;
• количество сданного в конце дня топлива;
• коэффициенты изменения установленных норм расхода;
• время работы.

На втором листе водитель заполняет последовательность выполнения работ в течение рабочего дня, сведения о фактических погрузках, разгрузках, заполняются реквизиты приложенных первичных документов (акты, товарные накладные).

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4 с и 4 п)

Оформление бланка является обязательной процедурой, которая регламентирована на законодательном уровне. Если компания оказывает услуги в сфере транспортировок на любых видах городского транспорта, то путевой лист оформляется ежедневно. Этот бланк должен находиться вместе с водителей в кабине транспортного средства. Если полицейские захотят проверить его, то он должен быть предъявлен вместе с правами и документами на транспортное средство. Изучить образец путевого листа грузового автомобиля можно на нашем портале.

Назначение

Бумагу необходимо оформлять не только по причине требований закона о ведении документации, но и по причине того, что этот бланк содержит важную информацию. В нем написаны технические особенности транспортного средства, последнее обслуживание и заправку. Также информация о водителе, его рейсе и времени трудового дня.

Исходя из этих данных, бухгалтерия начисляет заработную плату, поэтому важно правильно заполнить каждый пункт. Если в нем будут ошибки, то его можно признать недействительным. Все пункты должны быть заполнены в соответствии с данными, которые указаны в документации на автомобиль. Найти пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно на нашем сайте и сделать свой по аналогии.

Зачем нужна бухгалтерам информация, предоставленная в документе?

• Для начисления заработной платы водителю, исходя из сведений о почасовой работе;
• Для списания расходных материалов для амортизации транспортного средства и ГСМ;
• Для компенсации бензина или газа сотрудникам, которые используют личный транспорт для выполнения рабочих поручений.

Важно заполнить в соответствии с законодательными нормами, чтобы не возникло вопросов при начислении заработной платы. Посмотреть образец заполнения путевого листа 4 с можно на нашем сайте в любое время.

Бухгалтер предприятия обязан хранить бумаги каждого водителя не менее 5 лет. Он оформляется ежедневно, в отдельных случаях возможно оформление на срок до 1 месяца. Важно возвращать документ бухгалтеру после рабочего дня.

Особенности документа

Если во время работы проводится транспортировки материальных ценностей, то в путевой бланк обязательно вносятся данные товарных накладных. Это делается для проверки целостности и количества груза, который был доставлен. Оформлением занимается диспетчер перед началом работы. Обязательна подпись диспетчера, водителя и бухгалтера.

Листы формы 4 п и N4

Путевые бланки формы 4 п и N4 оформляются и выдаются водителю под расписку на 1 рабочий день. При этом новый документ можно получить только при условии сдачи предыдущего файла. В нем обязательно должна быть указана дата оформления, штамп, печать организации и подписи.

Бланк должен соответствовать государственному стандарту. Ответственность за правильность заполнения данных несет руководитель компании, а также все, кто участвует в заполнении бумаги. Поэтому важно изучить образец заполнения путевого листа 4 п, который есть на нашем сайте. Эти документы хранятся в организации вместе с транспортными накладными минимум 5 лет.