Gotovinski dokumenti na blagajni se knjiže po trošku. Knjigovodstvo gotovinskih dokumenata preko odgovorne osobe (nijanse)

Gotovo svaka tvrtka u svojim aktivnostima suočava se s novčanim dokumentima: plaćenim zrakoplovnim i željezničkim kartama, vaučerima, kuponima za gorivo i maziva. Stručnjaci 1C govore o značajkama računovodstva novčanih dokumenata na primjeru programa 1C: Računovodstvo 8 verzija 3.0, uključujući i za potrebe PDV-a.

Organizacija računovodstva novčanih isprava

Novčani dokumenti su dokumenti koji potvrđuju činjenicu plaćanja i pravo na naknadni primitak rada ili usluge. U pravilu se takvi dokumenti sastavljaju na obrascima za strogo izvješćivanje (SSR).

Prema Uputama za primjenu Računskog plana za računovodstvo financijskih i gospodarskih aktivnosti organizacija (odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 31. listopada 2000. br. 94n, u daljnjem tekstu Računski plan) , novčani dokumenti koji se nalaze na blagajni organizacije (plaćene zrakoplovne i željezničke karte, kuponi za zbrinjavanje krutog kućnog otpada (MSW), poštanske marke itd.) uzimaju se u obzir na podračunu 50-3 „Gotovinski dokumenti” u iznosu stvarnih troškova nabave. Za obračun novčanih dokumenata, čija je vrijednost izražena u stranoj valuti, u "1C: Računovodstvo 8" postoji poseban podračun 50.23 "Dokumenti o gotovini (u stranoj valuti)".

Na kontima 50.03 i 50.23 program vodi evidenciju ukupno i kvantitativno. Analitičko računovodstvo organizirano je u kontekstu monetarnih dokumenata (za to se koristi priručnik ). Za svaki novčani dokument naznačena je njegova vrsta:

• Ulaznice;
• Vaučeri;
• Marke;
• Kuponi za gorivo i mazivo;
• ostalo.

Prilikom unosa podataka u karticu novčanog dokumenta možete navesti njegovu vrijednost, a zatim će se automatski unijeti prilikom registracije primitka ili izdavanja odgovarajućeg dokumenta.

Kako bi rad s novčanim dokumentima bio dostupan korisniku, potrebno je omogućiti odgovarajuću funkcionalnost programa (odjeljak Glavna stvar je funkcionalnost). Na knjižnoj oznaci Banka i blagajna treba postaviti zastavu Novčani dokumenti(Sl. 1).

Riža. 1. Postavljanje funkcionalnosti

Nakon postavljanja zastave u rub Banka i Blagajna dokumenti postaju dostupni I Izdavanje novčanih isprava, kao i časopis Novčani dokumenti. Iz dnevnika možete stvoriti Izvješće o kretanju gotovinskih dokumenata, koji je namijenjen kontroli primljenih i izdanih novčanih isprava. Za kontrolu sigurnosti i analizu kretanja novčanih dokumenata možete koristiti i standardna računovodstvena izvješća.

Dokument Primanje gotovinskih dokumenata namijenjen je odražavanju činjenice primitka novčanog dokumenta na blagajni organizacije. U zaglavlju dokumenta potrebno je naznačiti konto za knjiženje novčanih isprava (50.03 ili 50.23). Ako je odabran konto 50.23 potrebno je navesti valutu za evidentiranje novčanih dokumenata. Ovisno o načinu primitka novčane isprave, odabire se vrsta operacije:

• Potvrda od dobavljača;
• ;
• Ostala primanja.

Ako se registrirate Potvrda od dobavljača, zatim na terenu Račun za poravnanje Morate navesti račun za poravnanja s drugom ugovornom stranom.

Istodobno, u dokumentu Primanje gotovinskih dokumenata Ne postoji odredba za istodobno navođenje računa za obračun obračuna s drugom ugovornom stranom i računa za obračun obračuna predujmova. Stoga je pogodno koristiti konto 76.05 “Obračuni s ostalim dobavljačima i izvođačima” kao račun za namiru. Isti račun treba navesti kada se odražava plaćanje dobavljaču, tada neće biti poteškoća s prebijanjem predujmova.

Za svaku nomenklaturu primljenih novčanih isprava navedena je njihova količina i iznos (uključujući poreze). PDV se ne raspoređuje u iznosu dokumenta, budući da činjenica primitka novčanog dokumenta nije činjenica prihvaćanja za računovodstvo robe ili usluga, pravo na koje dokument daje. Roba (rad, usluga) se može uzeti u obzir i naknadno (npr. kod prijave akontacije zaposlenika na službenom putu ili pri kupnji goriva i maziva na kupon), tada se u pravilu uračunava PDV. račun.

Dokument Izdavanje novčanih isprava Prikazane su sljedeće vrste poslovnih transakcija:

• Izdavanje odgovornoj osobi;
• Povratak dobavljaču. Prilikom povrata potrebno je naznačiti iznos povrata, kao i račun prihoda ili rashoda, budući da se iznos povrata može razlikovati od vrijednosti novčane isprave;
• Drugo pitanje.

Obračun goriva i maziva pomoću kupona

Goriva i maziva uključuju goriva (benzin, dizelsko gorivo, ukapljeni naftni plin, komprimirani prirodni plin), maziva (motorna, transmisiona i specijalna ulja, masti), kao i specijalne tekućine (kočnice, rashladne tekućine). Organizacija može kupovati gorivo i maziva za gotovinu iu bezgotovinskom obliku.

Ako je organizacija odabrala bezgotovinski oblik, tada se s dobavljačem goriva sklapa ugovor o opskrbi, prema kojem organizacija prenosi sredstva na bankovni račun dobavljača, a zauzvrat prima kupone ili kartice za gorivo, s kojima vozači toče gorivo u automobile na benzinske postaje (benzinske postaje).

Korištenje kupona kao oblika plaćanja goriva i maziva postalo je široko rasprostranjeno. Za obračunavanje takvih transakcija važno je koju vrstu kupona organizacija koristi i u kojem se trenutku vlasništvo nad gorivom i mazivom prenosi na organizaciju.

Postoje dvije vrste kupona:

• litra (količinski), koji označavaju količinu i marku goriva bez navođenja iznosa (cijena goriva i maziva je fiksna na dan uplate kupona; obično nije naznačena na kuponima);
• iznos ili trošak (novčani), na kojima je naznačen samo iznos za koji možete natočiti gorivo (cijena goriva i maziva se utvrđuje na dan točenja goriva; na kuponima nije navedena ni cijena ni količina, ali može biti navedena marka goriva).

Ovisno o uvjetima ugovora za opskrbu naftnim derivatima, vlasništvo nad gorivom i mazivom može prijeći na organizaciju ili u trenutku primitka kupona ili u trenutku punjenja goriva na benzinskoj postaji. Vozač prilikom točenja goriva daje kupon, a zauzvrat dobiva kupon za otkidanje s žigom iskorištenog kupona i blagajnički račun. Rok valjanosti kupona utvrđen je u dogovoru s prodavateljem goriva i maziva.

Gorivo i maziva uključeni su u zalihe (MPI) i prihvaćaju se za računovodstvo po stvarnom trošku u skladu s računovodstvenim propisima „Računovodstvo zaliha” (odobren naredbom Ministarstva financija Rusije od 6. rujna 2001. br. 44n, u daljnjem tekstu PBU 5 /01). Prema Kontnom planu program koristi podkonto 10.03 “Gorivo” za obračun goriva i maziva.

Ako prema ugovoru s dobavljačem vlasništvo nad gorivom i mazivom prelazi na organizaciju u trenutku punjenja goriva na benzinskoj crpki, tada se mogu uzeti u obzir kuponi za gorivo i maziva:

• u sklopu novčanih isprava na kontu 50.03 (u pravilu za zbrojne kupone, ali prihvatljivo i za kvantitativne kupone);
• na izvanbilančnom računu 006 “Obrasci za strogo izvješćivanje” (obično za kvantitativne kupone).

Dokument koji potvrđuje potrošnju goriva, podatke o stvarnoj kilometraži i proizvodnu prirodu rute vozila je putni list (odobren Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 28. studenog 1997. br. 78). Ovaj oblik dokumenta je obavezan samo za organizacije za motorni promet. Druge organizacije mogu razviti vlastiti obrazac dokumenta koji mora sadržavati obvezne podatke predviđene člankom 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu” i Nalogom Ministarstva prometa Rusije od 18. rujna , 2008. br. 152 „O odobrenju obveznih podataka i postupka za popunjavanje tovarnih listova.”

Ako su automobili organizacije opremljeni elektroničkim sustavom praćenja kilometraže (ili kilometraže i goriva), tada se potrošnja goriva može potvrditi na temelju tiskanog izvješća sustava koje potpisuje odgovorna osoba.

Ne postoji zakonska regulativa troškova goriva i maziva, ali organizacija može sama uspostaviti standarde potrošnje goriva po nalogu upravitelja.

U ovom slučaju, možete se voditi naredbom Ministarstva prometa Rusije od 14. ožujka 2008. br. AM-23-r ili standardima navedenim u uputama za rad vozila.

Ako standardi nisu utvrđeni, tada se stvarna potrošnja goriva temeljena na putnim listovima otpisuje kao rashod redovnih aktivnosti. Ako računovodstvena politika organizacije predviđa korištenje standarda potrošnje goriva, tada se količina goriva potrošena unutar standarda uključuje u troškove organizacije za redovne aktivnosti, a iznad standarda uključuje se u ostale troškove.

U poreznom knjigovodstvu rashodi za nabavu goriva i maziva mogu se uzeti u obzir na jedan od sljedećih načina:

• kao dio materijalnih troškova (na temelju članka 5., članka 1. članka 254. Poreznog zakona Ruske Federacije);
• kao dio ostalih troškova povezanih s proizvodnjom i (ili) prodajom, kao što su troškovi održavanja službenog prijevoza (članak 11. stavak 1. članak 264. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Za potrebe poreza na dobit izdaci za gorivo i maziva nisu normirani i uzimaju se u obzir u cijelosti ako su ekonomski opravdani, dokumentirani i nastali u svrhu obavljanja djelatnosti radi ostvarivanja dohotka (čl. 252. st. 1. Poreznog zakona). Ruske Federacije).

PDV na nabavljena goriva i maziva prihvaća se za odbitak na opći način na temelju fakture koju predoči dobavljač (točka 2. članka 171. Poreznog zakona Ruske Federacije, stavak 1. članka 172. Poreznog zakona Ruske Federacije Ruska Federacija). Dobavljač u pravilu na kraju mjeseca dostavlja komplet dokumenata (tovarni list, račun) za ukupnu količinu prodanog goriva tijekom mjeseca. Količina goriva prema fakturi dobavljača i prema predujmovima vozača (prema otkivnim kuponima i blagajničkim računima) moraju odgovarati.

Primjer 1

Tvornica šivanja doo (OSNO, obveznik PDV-a, primjenjuje se PBU 18/02) kupuje kupone za benzin u količini od 30 kom. od organizacije Etalon-Kart LLC za ukupan iznos od 58.500 rubalja. (brojevi u primjerima su uvjetni). Nominacija jednog kupona je 50 l. Prema uvjetima ugovora, vlasništvo nad gorivom i mazivom prelazi na kupca u trenutku kada se vozilo napuni gorivom na benzinskoj crpki. Vozači dobivaju benzin po dobivenim kuponima za prijavu i sastavljaju avansno izvješće. Dobavljač dostavlja dokumente za odabrano gorivo tijekom mjeseca (tovarni list, faktura) svakog zadnjeg dana u mjesecu. Trošak utrošenog goriva uračunava se u rashode na kraju mjeseca prema putnim listovima. Kuponi za gorivo i maziva evidentiraju se na kontu 50.03.

Plaćanje dobavljaču za kupone evidentira se u programu dokumentom Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Ostala poravnanja s drugim ugovornim stranama, pri čemu kao račun za obračun treba navesti konto 76.05.

Kao rezultat knjiženja dokumenta generira se knjigovodstveni zapis:

Debit 76.05 Kredit 51 - za iznos predujma (58 500 RUB).

Bilješka, za one račune na kojima se vodi porezno knjigovodstvo, odgovarajući iznosi se unose u posebne izvore knjigovodstvenog registra za potrebe poreznog knjigovodstva. U primjerima koji se razmatraju u ovom članku nema razlika između računovodstva i poreznog računovodstva.

Primitak novčanih dokumenata odražava se u istoimenom dokumentu s vrstom operacije Potvrda od dobavljača(slika 2).

Riža. 2. Prijem novčanih dokumenata

U zaglavlju dokumenta treba navesti pojedinosti primarnog dokumenta: datum i broj. Knjižna oznaka Od koga popunjava korisnik na sljedeći način:

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti gumbom Dodati iz imenika se biraju dolazni novčani dokumenti Nomenklatura novčanih isprava. U primjeru 1 novčani dokument izgleda ovako Kuponi za gorivo i mazivo(slika 3). Naveden je broj i iznos primljenih novčanih isprava.

Riža. 3. Nomenklatura novčanih isprava

Prilikom knjiženja dokumenta u knjigovodstveni registar unose se sljedeći zapisi:

Debit 76.05 Kredit 76.05 - za iznos predujma za kompenzaciju (58 500 RUB). Namira se obavlja između dokumenata namire s drugim ugovornim stranama Primanje gotovinskih dokumenata I Zaduženje tekućeg računa; Debit 50.03 Kredit 76.05 - za iznos primljenih kupona za benzin (58 500 RUB) u iznosu od 30 kom.

Izdavanje kupona vozaču odražava se u dokumentu Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Izdavanje odgovornoj osobi. Na knjižnoj oznaci Kome Pojedinci.

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti navesti naziv kupona (odabran iz imenika Nomenklatura novčanih isprava) i količinu npr. 10 kom. Trošak kupona izračunava se automatski.

Kao rezultat knjiženja dokumenta generira se sljedeće knjiženje:

Debit 71.01 Kredit 50.03 - za iznos novčanih dokumenata izdanih odgovornoj osobi (19 500 RUB) u količini od 10 komada.

Knjiženje benzina koji je vozač kupio korištenjem kupona i obračun ulaznog PDV-a na primljeni benzin odražava se u dokumentu Unaprijed izvješće(poglavlje Banka i blagajna). Recimo da je vozač obračunao sve karte koje su mu izdane.

U zaglavlju dokumenta potrebno je naznačiti obveznika i datum izrade predujma. Ako vaša organizacija vodi evidenciju zaliha po skladištu, trebali biste ispuniti polje Zaliha.

Na knjižnoj oznaci Predujmovi preko gumba Dodati trebate odabrati dokument Izdavanje novčanih isprava, po kojima je odgovorna osoba primila kupone.

Budući da je odgovorna osoba nabavila zalihe, u isprav Unaprijed izvješće trebali biste ispuniti oznaku Roba. Na ovoj kartici kliknite gumb Dodati popunjava se tablični dio (slika 4):

Riža. 4. Tablični dio na kartici “Proizvodi” dokumenta “Avansno izvješće”.

• u polju Dokument (trošak) navedeni su detalji primarnih dokumenata primljenih od dobavljača;
• u odgovarajuća polja navesti nomenklaturu, količinu i cijenu kupljenog benzina, a ovo polje Iznos izračunava se automatski;
• naveden je dobavljač goriva i maziva;
• Za registraciju fakture označite okvir SF, i na terenu Podaci o fakturi Upisuje se datum i broj računa primljenog od dobavljača. Nakon izvršenja naredbe Zapiši u polju Podaci o fakturi dokument Unaprijed izvješće automatski se dodaje poveznica na kreirani dokument Račun primljen na primopredaju;
• u poljima Račun I PDV faktura iskazuju se obračunski računi goriva i maziva i obračunski račun PDV-a.

Prilikom knjiženja dokumenta Unaprijed izvješće objave se generiraju:

Debit 10.03 Kredit 71.01 - za trošak primljenog benzina bez PDV-a (16 525 RUB) u količini od 500 litara; Debit 19.03 Kredit 71.01 - za iznos PDV-a (2.975 rubalja).

Odbitak PDV-a na kupljeni benzin će se odraziti na datum primitka računa ako je označena zastavica u obliku dokumenta Račun primljen na primopredaju.

Standardno, datum primitka računa odgovara datumu troškovnika, no po potrebi se datum primitka može promijeniti. Ako je oznaka izbrisana, odbitak se može odraziti na dokument (poglavlje Poslovi - Redovni PDV poslovi) u roku od 3 godine nakon registracije goriva i maziva.

Za uključivanje troškova benzina u rashode potrebno je izraditi dokument Zahtjev-račun(poglavlje Proizvodnja).

Recimo da je benzin kupljen na bonove u potpunosti potrošen prema tovarnom listu. U zaglavlju dokumenta naveden je datum otpisa goriva i maziva (zadnji dan u mjesecu) i popunjeno polje Zaliha.

Na knjižnoj oznaci Materijali navesti naziv i količinu (500 l) benzina. Ako su postavke stavki prethodno konfigurirane, knjigovodstveni račun se popunjava automatski. Na knjižnoj oznaci Račun troškova odabire se konto troškova na koji se otpisuje materijal, npr. konto 26 “Opći troškovi”.

Prilikom knjiženja dokumenta, generira se knjiženje:

Debit 26 Kredit 10.03 - za troškove benzina uključene u troškove (16 525 RUB).

Knjigovodstvo putnih isprava

Troškovi putovanja zaposlenika do mjesta službenog putovanja i natrag do mjesta stalnog rada uključeni su u troškove službenog putovanja (članak 12, stavak 1, članak 264 Poreznog zakona Ruske Federacije). Putne isprave (avionske i željezničke karte) zaposlenik upućen na službeni put može kupiti samostalno. U tom slučaju, poslodavac je dužan nadoknaditi zaposleniku te troškove (članak 168. Zakona o radu Ruske Federacije). Putne isprave organizacija može kupiti i preko specijaliziranih prijevozničkih agencija.

Putne isprave izdaju se na obrascima sa strogim izvješćivanjem (točka 2. Pravilnika o provedbi gotovinskih plaćanja i (ili) plaćanja platnim karticama bez upotrebe opreme za blagajne, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja, 2008. broj 359). Osnovica za odbitak PDV-a na troškove prijevoza radnika do mjesta službenog putovanja i natrag je putna isprava u kojoj je porez istaknut posebnim retkom. Takva karta ili njezina kopija upisuje se u knjigu kupnje nakon odobrenja predujma zaposlenika (članak 18. Pravila za vođenje knjige kupnje, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137 ).

Često se sve putne isprave kupuju u bespapirnom obliku (elektroničke karte). U ovom slučaju dokumenti o strogom izvješćivanju su:

• ruta primitka elektroničke zrakoplovne karte (klauzula 2 naloga Ministarstva prometa Rusije od 8. studenog 2006. br. 134);
• e-kupon za željezničku kartu (točka 2. Naredbe br. 322 Ministarstva prometa Rusije od 21. kolovoza 2012.).

Prema objašnjenjima Ministarstva financija Rusije, pri kupnji zrakoplovnih karata elektroničkim putem, iznos PDV-a koji je izdvojen kao zaseban redak u potvrdi o putu elektroničke putničke karte ispisane na papiru prihvaća se za odbitak (vidi pisma od 30. siječnja, 2015. broj: 03-07-11/3522, od 30.07.2014., broj: 03-07-11/37594). U praksi se ovo pojašnjenje odnosi i na kupon e-željezničke karte.

Ako zaposlenik leti na poslovno putovanje zrakoplovom, tada je za potvrdu troškova leta, uz potvrdu o itinereru elektroničke zrakoplovne karte, potrebna i ukrcajna karta. Istodobno, organizacija ima pravo opravdati potrošnju usluga zračnog prijevoza svim drugim dokumentima koji izravno ili neizravno potvrđuju činjenicu korištenja kupljenih zrakoplovnih karata (pismo Ministarstva financija Rusije od 18. prosinca 2017. br. 03-03-RZ/84409).

Ako zaposlenik ide na službeni put željeznicom, dokument kojim se potvrđuju putni troškovi bit će kontrolni kupon elektroničke putne isprave (dopis Ministarstva financija od 14. travnja 2014. br. 03-03-07/16777). .

Za potvrdu ovih troškova nisu potrebni nikakvi dokumenti koji dokazuju plaćanje elektroničke karte (na primjer, izvod s bankovne kartice) (pismo Ministarstva financija Rusije od 18. prosinca 2017. br. 03-03-RZ/84409).

Sadašnje zakonodavstvo ne sadrži posebna pravila koja reguliraju postupak evidentiranja elektroničkih putnih karata. Kupnja elektroničke putne karte može se računati kao primitak novčane isprave (budući da elektronička karta u potpunosti zadovoljava kriterije) ili kao akontacija za usluge prijevoza (budući da se usluge naknadno troše). Stoga se postupak za prikaz tih transakcija u računovodstvenim evidencijama organizacije mora odražavati u računovodstvenoj politici.

Primjer 2

Zaposlenik tvrtke Confetprom LLC poslan je na službeni put u Ufu od 09.04.2018. do 11.04.2018. (na 3 dana). Dnevnica, u skladu s propisima organizacije o službenim putovanjima, iznosi 700 rubalja. Za izvještaj je na osobni račun zaposlenika prebačeno 9.000 RUB. Povratnu e-kartu kupila je organizacija preko prijevozničke agencije. Cijena zrakoplovne karte na relaciji Moskva - Ufa - Moskva iznosi 10.574 rubalja. Iznos PDV-a (10%) istaknut je na karti kao zaseban redak i iznosi 930 rubalja. Trošak naknade za uslugu koju naplaćuje agencija za prijevoz iznosi 295 rubalja. (sa PDV-om od 18%). U skladu s računovodstvenom politikom organizacije, elektroničke putne karte se vode kao novčani dokumenti. Po povratku sa službenog puta, prijavitelj podnosi avansno izvješće uz koje prilaže dokumente, uključujući ukrcajnu kartu i dokumente pružatelja hotelskih usluga (u iznosu od 7.000 RUB bez PDV-a).

Prijenos sredstava na osobni račun zaposlenika, potvrđen izvodom iz banke, odražava se u dokumentu Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Prijenos na odgovornu osobu. U polju Primatelj naznačena je odgovorna osoba koja se bira iz imenika Pojedinci.

Nakon popunjavanja dokumenta Zaduženje tekućeg računa Generira se računovodstveni unos:

Debit 71.01 Kredit 51 - za iznos sredstava izdanih za izvješće (9.000 rubalja).

Obračuni s transagencijom mogu se izvršiti na računu 76.05 korištenjem sljedećih dokumenata:

• Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Plaćanje dobavljaču - registrirati plaćanje;
• Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača- po primitku novčanih isprava;
• Potvrda (akt, faktura) s vrstom operacije Usluge- prikazati troškove za usluge transagencije.

pri čemu Ugovor s transagencijom trebao bi izgledati ovako:

• S dobavljačem- u dokumentima Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Plaćanje dobavljaču I Potvrda (akt, faktura);
• ostalo- u dokumentima Primanje gotovinskih dokumenata I Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Ostala poravnanja s drugim ugovornim stranama.

Dakle, obračuni s transagencijom u primjeru 2 provode se prema dva ugovora s različitim vrstama.

Plaćanje transagenciji evidentira se dokumentom Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Plaćanje dobavljaču(po ugovoru s pogledom S dobavljačem). Nakon knjiženja dokumenta, generira se knjigovodstveni unos:

Debit 76,05 Kredit 51 - za troškove zrakoplovnih karata, uzimajući u obzir naplaćenu naknadu za uslugu (10.869 RUB).

Nakon provedbe standardnog dokumenta Potvrda (akt, faktura) s vrstom operacije Usluge, u knjigovodstveni registar upisuju se sljedeći unosi:

Debit 76,05 Kredit 76,05 - za iznos predujma za kompenzaciju (295 rubalja). Prijeboj se provodi između dokumenata namire Potvrda (akt, faktura) I Zaduženje tekućeg računa; Debit 26 Kredit 76,05 - za troškove transagencijskih usluga bez PDV-a (250 rubalja); Debit 19.04 Kredit 76.05 - za trošak PDV-a (45 rubalja).

Kupnja elektroničke karte odražava se u dokumentu Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača. U primjeru 2 novčani dokument izgleda ovako Ulaznice. Prilikom knjiženja dokumenta u knjigovodstveni registar upisuje se sljedeći unos:

Debit 50,03 Kredit 76,05 - za iznos primljene karte (10 574 RUB) u iznosu od 1 komada.

Po dogovoru s pogledom ostalo Akontacija se ne računa. Za kompenzaciju avansa dobavljaču (prema ugovoru s tipom S dobavljačem) možete koristiti dokument Usklađivanje duga s vrstom operacije Otpis duga, nakon čega će se generirati ožičenje:

Debit 76.05 Kredit 76.05 - za iznos predujma za kompenzaciju (10.574 RUB). Prijeboj se provodi između dokumenata namire Primanje gotovinskih dokumenata I Zaduženje sa tekućeg računa. Nakon završetka ove operacije konto 76,05 se zatvara.

Izdavanje elektroničke karte odgovornoj osobi se dokumentira Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Izdavanje odgovornoj osobi i odražava se ožičenjem:

Debit 71.01 Kredit 50.03 - za iznos novčanog dokumenta izdanog zaposleniku za izvješćivanje (10.574 RUB) u iznosu od 1 komada.

Po povratku sa službenog puta, prijavitelj podnosi akontaciju. Za uključivanje troškova službenog puta u troškove i obračun ulaznog PDV-a kreira se dokument Unaprijed izvješće. Na knjižnoj oznaci Predujmovi preko gumba Dodati navedeni su dokumenti:

• Izdavanje novčanih isprava, prema kojem je odgovorna osoba dobila putnu ispravu;
• Zaduženje tekućeg računa, prema kojem su sredstva prebačena na bankovnu karticu zaposlenika.

Podaci o troškovima službenog putovanja (put, smještaj i dnevnice) prikazani su na kartici ostalo. Ova kartica se popunjava prema dokumentima koje je dostavila odgovorna osoba. U poljima (slika 5) navedeni su sljedeći podaci:

Riža. 5. Tablični dio na kartici “Ostalo” dokumenta “Avansno izvješće”.

Polje	Podaci
"Dokument (trošak)"	Unesite podatke o primarnim dokumentima
"Nomenklatura"	Element koji odgovara brzini protoka odabire se iz imenika "Nomenklatura".
"Iznos", "PDV"	Iznos i porezna stopa za dokument su naznačeni, polje "Ukupno" izračunava se automatski
"Dobavljač"	Protustranka se bira iz istoimenog imenika (za dnevnice se ovo polje ne popunjava)
"SF" i "BSO"	Zastavice su postavljene za registraciju elektroničke karte kao stroge prijave. U tom slučaju polje „Podaci računa” automatski će se popuniti pomoću broja i datuma BSO iz polja „Dokument (trošak)”. Nakon izvršenja naredbe „Zapiši“, u polje „Podaci o računu“ dokumenta „Avansno izvješće“ automatski se dodaje poveznica na kreirani dokument „Račun (stroga prijava)“.
"Račun troškova/odjel"	Naznačite konto računovodstvenih troškova na čijem će teretu biti troškovi službenog putovanja (npr. 26 “Opći poslovni troškovi”). Ako se evidencija vodi po odjelima, označava se odgovarajući odjel
"Podkonto"	Iskazana je analitika za konto troškova (za konto 26 troškovnik “Putni troškovi”)
“NU Cost Account” i “NU Subconto”	Standardno se popunjavaju prema knjigovodstvenim podacima. Mogu se uređivati ​​ako je potrebno
"PDV faktura"	Standardno je instaliran račun 19.04 “PDV na kupljene usluge” (ako je potrebno, možete odabrati drugi PDV račun)

Prilikom knjiženja dokumenta Unaprijed izvješće objave se generiraju:

Debit 26 Credit 71.01 - za trošak zrakoplovne karte bez PDV-a (9.644 RUB); Debit 19.04 Kredit 71.01 - za iznos PDV-a (930 rubalja); Debit 26 Kredit 71.01 - za troškove života (7000 RUB); Debit 26 Kredit 71.01 - za iznos dnevnice (2100 RUB).

Odbitak PDV-a na elektroničkoj zrakoplovnoj karti odrazit će se na datum predujma kada se provjeri oznaka Odrazite odbitak PDV-a u knjizi nabave do datuma primitka u obliku dokumenta Faktura (strogi obrazac za izvješćivanje).

Ako se oznaka poništi, odbitak se može odraziti na dokument Generiranje unosa u knjizi nabave.

Za pregled statusa obračuna s odgovornom osobom možete koristiti izvješće Prometna bilanca na računu 71.01 “Obračuni s odgovornim osobama”.

U bilanci stanja za račun 71.01 kreditno stanje je 100 rubalja. To znači da organizacija mora platiti prekoračenje sredstava odgovornoj osobi (u gotovini iz blagajne ili prijenosom na bankovnu karticu zaposlenika).

Zamjena i povrat putnih isprava

U praksi postoje situacije kada se karta mora vratiti ili zamijeniti. U tom slučaju za povrat ili zamjenu putne isprave (uključujući i elektroničku) prijevoznik zadržava proviziju (globu). Prijevoznička agencija može naplatiti i dodatnu naknadu za svoje usluge.

Ako je do zamjene ili povrata karte došlo zbog operativne potrebe, tada organizacija može uključiti kao trošak za potrebe poreza na dobit i trošak prvotno kupljene (minus iznos koji je zrakoplovni prijevoznik vratio) i nove karte (pismo Ministarstva financija Rusije od 2. svibnja 2007. br. 03-03-06/ 1/252). Troškovi u obliku novčane kazne za ponovno izdavanje i vraćanje karata smanjuju poreznu osnovicu poreza na dobit (dopis Ministarstva financija Rusije od 8. rujna 2017. br. 03-03-06/1/57890).

Primjer 3

Nakon popunjavanja dokumenta Zaduženje tekućeg računa s vrstom operacije Plaćanje dobavljaču Generirat će se računovodstveni unos:

Debit 76,05 Kredit 51 - za troškove zrakoplovnih karata, uzimajući u obzir proviziju i dodatne usluge (3.880 rubalja).

Zamjena zrakoplovne karte putem transagencije odražava se u sljedećim dokumentima:

• Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od odgovorne osobe(ako je računovodstvo odražavalo izdavanje karte odgovornoj osobi);
• Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Povratak dobavljaču;
• Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača.

Osim toga, trebali biste izraditi dokument Potvrda (akt, faktura) s vrstom operacije Usluge kako bi se odrazili dodatni troškovi za transagencijske usluge (590 RUB). Prilikom popunjavanja dokumenta Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od odgovorne osobe na knjižnoj oznaci Od koga detalji se popunjavaju Odgovorna osoba I Preuzeto iz(Ime zaposlenika za tiskani obrazac).

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti iskazuje se naziv novčane isprave, količina (1 kom) i automatski se popunjava njena vrijednost. Nakon knjiženja dokumenta generira se sljedeće knjiženje:

Debit 50.03 Kredit 71.01 - za iznos primljene karte (10.574 RUB) u iznosu od 1 komada.

U dokumentu Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Povratak dobavljaču na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti Naveden je ne samo naziv novčanog dokumenta, njegova količina (1 komad) i trošak (10.574 rubalja), već i iznos povrata (9.374 rubalja), budući da prijevoznik zadržava proviziju od 1.200 rubalja. (10 574 rubalja - 1 200 rubalja = 9 374 rubalja) (slika 6).

Riža. 6. Povrat novčane isprave dobavljaču

Osim toga, trebate ispuniti detalje na kartici Računi prihoda i rashoda kako bi se prikazale razlike između knjigovodstvene vrijednosti novčanih dokumenata i iznosa povrata:

• Stavka prihoda i rashoda- odabrano iz imenika Ostali prihodi i rashodi;
• Račun prihoda - račun za obračun prihoda nastalih kada iznos povrata premašuje knjigovodstvenu vrijednost novčanih isprava;
• Račun troškova - račun za obračun troškova koji nastaju kada knjigovodstvena vrijednost novčanih isprava premašuje iznos povrata.

Debit 76.05 Kredit 50.03 - za trošak povratne zrakoplovne karte (10.574 RUB); Debit 91.02 Kredit 76.05 - za iznos zadržane provizije za povrat (1200 RUB).

Zatim biste trebali izraditi novi dokument Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača, gdje se odražava primitak nove zrakoplovne karte . Nakon knjiženja dokumenta generirat će se sljedeće transakcije:

Debit 50,03 Kredit 76,05 - za iznos primljene karte (12 664 RUB) u iznosu od 1 komada.

Daljnje radnje s elektroničkom kartom slične su onima opisanima u primjeru 2.

Obračun neiskorištenih putnih isprava

Putnu ispravu nije uvijek moguće vratiti ili zamijeniti. Na primjer, karta je kupljena bez prava povrata ili je vrijeme za povrat već prošlo. Ako je putovanje otkazano iz opravdanih razloga, tada organizacija ima pravo uzeti u obzir troškove neiskorištene zrakoplovne karte prilikom utvrđivanja porezne osnovice poreza na dohodak (pismo Ministarstva financija Rusije od 14. travnja 2006. br. 03-03-04/1/338).

Primjer 4

Otpis neiskorištene putne isprave i knjiženje njezine vrijednosti u rashodima može se prikazati u sljedećim dokumentima:

• Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od odgovorne osobe(ispunjavanje ovog dokumenta objašnjeno je u primjeru 3);
• Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Drugo pitanje.

U dokumentu Izdavanje novčanih isprava s vrstom operacije Ostala izdanja na knjižnoj oznaci Kome potrebno je popuniti račun zaduženja i analitiku za obračun troškova kupnje neiskorištene karte (slika 7):

Riža. 7. Otpis neiskorištene putne isprave

Polje Izdan Ovaj obrazac je samo za tiskanje i ne može se ispuniti.

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti iskazuje se naziv i količina novčane isprave koja se otpisuje, a vrijednost se automatski upisuje.

Nakon knjiženja dokumenta, generira se transakcija:

Debit 91.02 Kredit 50.03 - za trošak otpisane zrakoplovne karte (10.574 RUB) u iznosu od 1 kom.

Gotovo svaka državna (općinska) institucija koristi financijsku imovinu, uključujući i novčane dokumente. Oni imaju određenu vrijednost, moraju se čuvati i voditi računa na poseban način. Kako raditi s novčanim dokumentima u proračunskoj ustanovi? Shvatimo to zajedno s voditeljicom projekta "Kontur-Računovodstveni proračun" u SKB Kontur, Yulia Volkhina.

Što su novčani dokumenti

Danas u Rusiji ne postoji normativna definicija pojma "novčani dokumenti". Također nije razvijen jedinstveni registar novčanih isprava. Regulatorni pravni akti navode samo glavne značajke i primjere takvih dokumenata (vidi upute odobrene naredbom Ministarstva financija Rusije od 1. prosinca 2010. br. 157n; u daljnjem tekstu Uputa br. 157n). Opće je prihvaćeno da se novčanim dokumentima u proračunskom računovodstvu podrazumijevaju predmeti određene nominalne vrijednosti koji se kupuju i čuvaju u instituciji, ali usluge za njih još nisu pružene.

Najpoznatiji primjeri ove vrste dokumenata su kuponi za benzin ili hranu, poštanske marke, omotnice s markama, obavijesti za poštanske uputnice, bonovi za lječilišta ili dječje zdravstvene kampove itd. Ova imovina također uključuje platne kartice za mobilne komunikacije, IP-telefoniju za međugradske, međunarodne pozive, pristup internetu, zrakoplovne i željezničke karte, karte za javni prijevoz i dr.

• dionice koje su otkupljene od dioničara;
• vrijednosni papiri;
• strogi obrasci za izvješćivanje (vidi "");
• dokumenti za nematerijalnu imovinu.

Kako prikazati novčane dokumente u računovodstvenim politikama

Odgovor na pitanje koja će se točno imovina smatrati novčanim dokumentima mora biti utvrđen u računovodstvenim politikama institucije. Tamo je propisan i postupak njihovog knjiženja, skladištenja i otpisa. Svi ovi postupci regulirani su nekoliko uputa i naredbi ruskog Ministarstva financija, čiji potpuni popis možete vidjeti u nastavku.

Glavni dokumenti koji reguliraju rad proračunske institucije s novčanim dokumentima:

• Uputa za primjenu Jedinstvenog kontnog plana za tijela javne vlasti (državna tijela), jedinice lokalne samouprave, tijela upravljanja državnih izvanproračunskih fondova, državne akademije znanosti, državne (općinske) ustanove (odobrena naredbom Ministarstva financija od Rusija od 1. prosinca 2010. br. 157n);
• Upute za korištenje Kontnog plana za proračunsko računovodstvo (odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 6. prosinca 2010. br. 162n);
• Upute za korištenje Kontnog plana za računovodstvo proračunskih institucija (odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 16. prosinca 2010. br. 174n);
• Upute za korištenje Kontnog plana za računovodstvo autonomnih institucija (odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 23. prosinca 2010. br. 183n);
• Naredba Ministarstva financija Rusije od 30. ožujka 2015. br. 52n „O odobravanju obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata i računovodstvenih registara koje koriste tijela javne vlasti (državna tijela), tijela lokalne samouprave, tijela upravljanja državnih izvanproračunskih fondova, državne (općinske) institucije, te smjernice za njihovu primjenu."

U tablici smo sakupili primjere formulacija koje se mogu koristiti u računovodstvenim politikama organizacije:

Poglavlje	Što napisati u računovodstvenoj politici
Organizacija računovodstva	Popis radnih mjesta zaposlenika koji imaju pravo na primanje novčanih isprava i sredstava na račun za kupnju robe (plaćanje za rad, usluge) dat je u Prilogu br... ove Računovodstvene politike. Izdavanje novčanih sredstava i novčanih dokumenata za izvješćivanje provodi se u skladu s odgovarajućom Uredbom br.... uz ovu Računovodstvenu politiku.
Postupak inventure	Za potvrdu knjigovodstvenih podataka i godišnjih financijskih izvještaja provodi se popis imovine i financijskih obveza: ________________________________ gotovina, novčani dokumenti i obrasci za stroga izvješća - mjesečno na proizvoljan datum.
Računovodstvo financijske imovine	U sklopu novčanih isprava (po izboru institucije) uzimaju se u obzir: marke; omotnice s markicama; kartice za ekspresno plaćanje za komunikacijske usluge; plaćeni kuponi za benzin i ulja; putne karte za određene vrste prijevoza: zrakoplovne i željezničke karte; jedinstvene putne karte; _______________________ _______________________ Novčane isprave primaju se u blagajnu ustanove i evidentiraju po stvarnom trošku.

Za svaku vrstu novčanih isprava potrebno je izraditi zasebne lokalne propise (LNA) - za njih su regulatorna tijela uvijek zainteresirana tijekom redovitih i izvanrednih inspekcija. Svaki LNA treba navesti položaje zaposlenika koji imaju pravo primiti odgovarajuću vrstu novčanog dokumenta, kao i obvezne uvjete i pravila za njegovu upotrebu.

Ispravno sastavljen lokalni regulatorni akt trebao bi opravdati uputnost korištenja novčanih dokumenata u proračunskoj instituciji. Da biste to učinili, morate pažljivo definirati algoritam kojim će zaposlenici potvrđivati ​​svoje troškove.

Kako čuvati, koristiti i otpisivati

Budući da je ustanova već platila, ali još nije otkupila novčane isprave, one se moraju čuvati u blagajni. Ovi dokumenti se odražavaju u registru dionica ako:

• kupljen bankovnim transferom;
• kupljeno za gotovinu od jedne osobe, ali će ga potrošiti druga osoba;
• izdaju se zaposlenicima u dijelovima, a stanje se vodi u blagajni.

Imajte na umu: ako odgovorna osoba kupi novčane dokumente i odmah ih potroši, tada se otpisuju prema avansnom izvješću i ne prolaze kroz blagajnu.

Za evidentiranje prijema novčanih isprava na blagajnu i ispuštanje iz blagajne potrebno je koristiti ulazne blagajničke naloge (obrazac 0310001) i izlazne blagajničke naloge (obrazac 0310002). Ovi su obrasci odobreni Nalogom Ministarstva financija Rusije od 30. ožujka 2015. br. 52n (u daljnjem tekstu: Nalog br. 52n). Na nalozima je potrebno napraviti natpis: „Stok“, a zatim ih evidentirati u dnevnik za evidentiranje ulaznih i izlaznih blagajničkih dokumenata. Ti se zapisi ne bi smjeli preklapati s onima koji odražavaju novčane tokove.

Za dioničku blagajnu treba voditi posebnu knjigu blagajne s neprekinutim numeriranjem i oznakom "Stočko" na svakom listu. U njoj se knjiže nakon primitka odnosno izdavanja novčanih isprava za svaki nalog zalihe. Obratite pažnju: u ovoj knjizi blagajne ostaju prazni redovi “uključujući plaće” i “ukupno stanje gotovine u blagajni na kraju dana”.

Kontrola novčanih isprava u proračunskoj instituciji provodi se u sklopu redovitih provjera blagajne. Na temelju rezultata revizije sastavlja se inventurni list (podudarni list) obrazaca strogih izvještaja i novčanih isprava (obrazac 0504086). Pravila za njegovo popunjavanje uređena su Naredbom br. 52n.

Čelnik proračunske institucije odgovoran je za poštivanje zahtjeva za pohranjivanje, korištenje i računovodstvo novčanih dokumenata u proračunskoj instituciji. Određuje postupak i vrijeme kontrolnih aktivnosti.

Suptilnosti analitičkog računovodstva monetarnih dokumenata

Analitičko knjigovodstvo novčanih isprava razlikuje se po vrstama u kartici za obračun sredstava i obračuna (obrazac 0504051). To je navedeno u stavku 171. Upute br. 157n. Kartica započinje evidencijom stanja na početku godine. Novi unosi se provode najkasnije jedan dan nakon transakcije. Stanja se sumiraju na kraju svakog mjeseca.

Sve transakcije s novčanim ispravama evidentiraju se u dnevniku za ostale transakcije. Osnova za svaki novi upis mora biti blagajničko izvješće i uz njega priloženi dokumenti (obrazac 0504071). Kao i knjigovodstvena kartica, dnevnik se otvara sa stanjem na početku razdoblja. Odražava promet za cijelo razdoblje i prikazuje stanja.

Pravila za računovodstvo novčanih dokumenata

Sve knjigovodstvene radnje s novčanim ispravama i pripadajućim knjigovodstvenim evidencijama mogu se podijeliti u dvije skupine:

	Zaduženje	Kreditna
Primanje gotovinskih dokumenata
Prijem od dobavljača u blagajnu
Trošenje od strane odgovorne osobe ili vraćanje u blagajnu prethodno izdanih računa
Identifikacija viškova tijekom inventure
Raspolaganje novčanim dokumentima
Izdavanje od blagajne do javljanja
Povrat iz blagajne dobavljaču prema uvjetima iz ugovora
Otpis manjka
Otpis hitnih troškova (krađa, oštećenje, uništenje)

Imajte na umu: ako institucija izdaje gotovinu i novčane dokumente istim zaposlenicima, tada se uplate moraju izvršiti na različite račune. Na primjer, dodatne analitičke šifre mogu se dodati na račun "208 00".

Knjigovodstveno evidentiranje novčanih isprava u specifičnim situacijama

Razmotrimo nekoliko tipičnih situacija koje se mogu pojaviti pri radu s monetarnim dokumentima kao dijelom financijskih i ekonomskih aktivnosti institucije.

Primjer 1. Kupnja i obračun putnih karata

MKU je kupio putnu kartu za sve vrste prijevoza za svog zaposlenika za 1500 rubalja. Plaćanje se vršilo s osobnog računa ustanove otvorenog kod riznice. Putna karta izdata je zaposleniku radi odgovornosti. Ubuduće mora podnijeti akontaciju i vratiti iskorištenu kartu.

Putne karte doista se izdaju zaposlenicima koji obavljaju putne poslove. Na ovaj način poslodavac nadoknađuje putne troškove vezane uz radna putovanja. Stjecanje ove vrste novčane isprave provodi se prema KOSGU 222 “Usluge prijevoza”.

U računovodstvu će se takva transakcija odraziti u sljedećim stavkama:

Primjer 2. Manjak kartica za brzo plaćanje

MBOU je za svoju upravu kupio 10 ekspresnih platnih kartica za mobilne komunikacije nominalne vrijednosti od 300 rubalja svaka. Plaćanje se vrši kroz dohodovne djelatnosti. Novčani dokumenti odmah su položeni u blagajnu. Ravnateljici su izdane četiri platne kartice (kasnije se tražilo predujm izvješće i popratna dokumentacija). Na temelju rezultata inventure blagajne nedostajale su dvije kartice. Pronađen je krivac za manjak, koji je dobrovoljno podmirio cjelokupni iznos duga.

Express platne kartice za mobilne komunikacije po svom statusu potpadaju pod pojam novčane isprave. Takve kartice često koriste institucionalne uprave. Express platne kartice za mobilne komunikacije kupuju se pod KOSGU 221 “Komunikacijske usluge”.

U ovom slučaju, transakcije se odražavaju u računovodstvu kako slijedi.

Opća pravila za pohranjivanje, korištenje i računovodstvo sredstava utvrđuje Središnja banka Rusije. Danas je na snazi ​​pismo Središnje banke Rusije od 22. rujna 1993. br. 40 „O odobrenju postupka obavljanja gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji“. Osim toga, iznimno je važno slijediti:

• Vrijedno je spomenuti - propis Središnje banke Rusije od 5. siječnja 1998. br. 14-P „O pravilima organiziranja cirkulacije gotovine na području Ruske Federacije”;
• Savezni zakon br. 54-FZ od 22. svibnja 2003. "O korištenju opreme za blagajne prilikom plaćanja gotovinom i (ili) plaćanja platnim karticama."

Za plaćanje u gotovini svaka organizacija mora imati blagajnu i voditi knjigu blagajne u propisanom obliku.

Organizacije prihvaćaju gotovinu prilikom plaćanja stanovništvu pomoću opreme za blagajne.

Trenutačno zakonodavstvo predviđa:

• posebno opremljena blagajna; puna financijska odgovornost blagajnika;
• ograničavanje stanja gotovine;
• ograničavanje razdoblja njihovog skladištenja;
• veličina i trajanje korištenja predujmova za poslovne i putne troškove.

Ako organizacija nema priliku osigurati posebno opremljenu prostoriju za blagajnu, tada je potreban sef za pohranu sredstava.

Prilikom zapošljavanja, blagajnik mora poznavati proceduru obavljanja gotovinskog prometa uz potvrdu. S njim se sklapa ugovor o punoj imovinskoj odgovornosti. Privremena zamjena blagajnika vrši se pisanim nalogom uprave. Sa zaposlenikom koji ga zamjenjuje također se sklapa ugovor o odgovornosti. Ako raspored osoblja ne predviđa mjesto blagajnika, tada se te odgovornosti dodjeljuju zaposleniku na kombinirani način.

Organizacija može čuvati gotovinu u svojoj blagajni u granicama koje utvrđuje banka, u dogovoru s čelnikom organizacije. Ako je potrebno, limiti stanja gotovine se revidiraju.

Organizacije su dužne predati banci svu gotovinu iznad utvrđenih ograničenja stanja gotovine u blagajni na način i u rokovima dogovorenim s opslužnim bankama.

Primarni dokumenti za blagajnu bit će dokumenti koje je izradila Središnja banka Rusije.

Prijem gotovine u blagajnama organizacija provodi se prema nalozima za primitak gotovine koje potpisuje glavni računovođa ili osoba koju pisanim nalogom ovlasti voditelj organizacije. O primitku novca izdaje se potvrda za blagajnički nalog koju potpisuju glavni knjigovođa ili osoba koju on ovlasti i blagajnik. Račun se ovjerava pečatom (žigom) blagajne ili otiskom blagajne.

Izdavanje gotovine iz blagajni organizacija provodi se prema nalozima za izdavanje blagajne ili pravilno izvršenim drugim dokumentima (isplate, obračuni i obračuni plaća, zahtjevi za izdavanje novca, računi itd.) Uz nametanje pečata na ove isprave s podacima o blagajničkom izdatku. Dokumente za izdavanje sredstava moraju potpisati voditelj i glavni računovođa organizacije ili osobe koje oni ovlaste.

Postojat će posebni zahtjevi za izvršenje gotovinskih naloga. Ispravci nisu dopušteni. Provedeni gotovinski dokumenti poništavaju se posebnim žigovima ("Vrijedi reći - primljeno" ili "Plaćeno")

Svi ulazni i izlazni blagajnički nalozi evidentiraju se u posebnom dnevniku (jedinstveni obrazac br. K2)

Imajte na umu da tekuće knjigovodstvo sredstava vodi blagajnik u knjizi blagajne. Bilježi stanje sredstava na početku dana, transakcije na primitku i izdatku (za dan), zbraja rezultate primitaka i isplata te prikazuje stanje na kraju dana.

Upisi u knjigu blagajne vode se u dva primjerka pomoću karbonskog papira. Drugi primjerak, onaj koji se odvaja, služi kao blagajničko izvješće. Sva ulazna i izlazna dokumentacija prilaže se izvješću i na kraju radnog dana predaje u računovodstvo uz potpis računovođe.

Kod automatiziranog oblika računovodstva svakodnevno se generiraju zasebni listovi knjige blagajne u obliku strojnih dijagrama: 1. list - slobodni list knjige blagajne, 2. list - izvješće blagajnika.

Na kraju izvještajnog razdoblja, knjiga blagajne je ovjerena potpisima glavnog računovođe i voditelja organizacije, ovjerena i zapečaćena.

Osim dnevnog izvješća blagajnika, obavlja se i revizija blagajne u rokovima koje odredi uprava. Revizija bi trebala biti iznenadna i trebala bi se provoditi najmanje jednom mjesečno. Po nalogu rukovodstva formira se popisna komisija, tijekom revizije provjeravaju se svi dokumenti i sva sredstva stranicu po stranicu. Rezultat se formalizira aktom.

Od 21. studenog 2001., na temelju upute Središnje banke Rusije od 14. studenog 2001. br. 1050-U, najveći iznos gotovinskih obračuna između pravnih osoba za jednu transakciju utvrđen je u iznosu od 60 tisuća rubalja.

Postupak otvaranja bankovnih računa i obavljanja poslova na njima

Regulatorni dokument koji definira postupak za obavljanje bezgotovinskih plaćanja bit će uredba Središnje banke Rusije od 10/03/2002 br. 2-P „O bezgotovinskim plaćanjima u Ruskoj Federaciji” (s izmjenama i dopunama 03. /03/2003)

Organizacija može imati više tekućih računa istovremeno. Po njegovom nahođenju, ona bira banku za otvaranje računa. Organizacija može obavljati sve vrste transakcija sa bilo kojeg tekućeg računa.

Postupak otvaranja tekućih i drugih računa, obavljanja i obrade transakcija utvrđuje Središnja banka Rusije.

Za otvaranje bankovnog računa izuzetno je važno priložiti sljedeće dokumente:

• ovjerenu presliku statuta (i ovjerenu presliku osnivačkog ugovora, ako postoji);
• ovjerena kopija potvrde o registraciji u registracijskoj komori;
• ovjerena kopija potvrde o registraciji kod poreznog tijela;
• fotokopiju šifri statistike ovjerenu od strane čelnika organizacije i pečatom organizacije;
• fotokopiju odluke osnivača (zapisnik sa skupštine osnivača) o imenovanju voditelja organizacije, ovjerenu njezinim čelnikom i pečatom;
• fotokopiju naloga o imenovanju glavnog računovođe organizacije, ovjerenu od strane voditelja i pečatom;
• potvrde Fonda socijalnog osiguranja, Fonda obveznog zdravstvenog osiguranja i Mirovinskog fonda;
• bankovnu karticu s ovjerenim uzorcima potpisa voditelja i glavnog računovođe organizacije.

Kada se promijeni naziv organizacije, priroda njezine djelatnosti ili sastav vlasnika računa, provode se daljnji ispravci dokumentacije, a kada se organizacija reorganizira, novi dokumenti se dostavljaju banci.

Sve operacije po računu obavljaju se na temelju pisanih uputa vlasnika računa:

• polaganje gotovine - na temelju oglasa za polog gotovine;
• primanje gotovine s računa - gotovinski ček;
• prijenosi – nalog za plaćanje, ček za obračun, zahtjev za plaćanje-nalog.

Banka može izravno otpisati sredstva za plaćanje električne energije, toplinske energije, vodoopskrbe i sl. (namirenja po redoslijedu planiranih plaćanja)

Također, otpisi se vrše bez prihvaćanja odlukom sudskih i poreznih tijela.

Osnova za upis u knjigovodstvene registre su bankovni izvodi - popis svih transakcija po računu za razdoblje s priloženim kopijama isprava o plaćanju. Svi upisi u izvodu odobrenja znače odobrenje računa, a svi upisi zaduženja znače zaduženje računa.

Utvrđene greške ispravljaju se po dogovoru s bankom, za što je određen rok - 10 dana od dana primitka izvoda.

Obračuni nalozima za plaćanje

Nalog za plaćanje– ϶ᴛᴏ nalog vlasnika računa (uplatitelja) banci koja ga servisira, izvršen ispravom o namirenju, za prijenos određenog iznosa novca na račun primatelja otvoren u istoj ili drugoj banci. Banka izvršava nalog za plaćanje u roku propisanom zakonom, odnosno u kraćem roku utvrđenom ugovorom o bankovnom računu ili poslovnim običajima koji se primjenjuju u bankarskoj praksi.

Nalog za plaćanje vrijedi 10 dana, uključujući i dan izdavanja.

Nalozi za plaćanje mogu se koristiti za prijenos sredstava:

• za isporučenu robu, izvršene radove, pružene usluge;
• na proračune svih razina i na izvanproračunske fondove;
• u svrhu vraćanja/plaćanja kredita (zajmova)/depozita i plaćanja kamata na iste;
• u druge svrhe predviđene zakonom ili ugovorom.

U skladu s odredbama glavnog ugovora, nalozi za plaćanje mogu se koristiti za avansno plaćanje roba, radova, usluga ili za periodična plaćanja.

Naloge za plaćanje banka prihvaća bez obzira na raspoloživost sredstava na računu platitelja.

Banka je, na zahtjev platitelja, dužna obavijestiti ga o izvršenju naloga za plaćanje najkasnije sljedeći radni dan nakon što se platitelj obrati banci, osim ako ugovorom o bankovnom računu nije predviđen drugačiji rok. Postupak obavješćivanja uplatitelja utvrđuje se ugovorom o bankovnom računu.

Knjigovodstvo sredstava u akreditivima

Preporuka je uvjetna novčana obveza koju prihvaća banka (u daljnjem tekstu: banka izdavatelj) u ime platitelja da izvrši plaćanja u korist primatelja sredstava nakon što potonji predoči dokumente koji su u skladu s uvjetima akreditiva. , ili ovlastiti drugu banku (u daljnjem tekstu: izvršna banka) da izvrši takva plaćanja.

Banke mogu otvoriti sljedeće vrste akreditiva:

• pokriveno (escrowed) i nepokriveno (zajamčeno);
• opoziv i neopoziv (može se potvrditi)

Prilikom otvaranja pokrivenog (deponiranog) akreditiva banka izdavatelj prenosi, na teret platiteljevih sredstava ili kredita koji mu je dao, iznos akreditiva (pokrića) kojim raspolaže izvršna banka za cjelokupni iznos akreditiva (pokrića). rok valjanosti akreditiva.

Prilikom otvaranja nepokrivenog (garantiranog) akreditiva banka izdavatelj daje izvršnoj banci pravo otpisa sredstava s korespondentnog računa koji vodi u okviru iznosa akreditiva.

Opozivi akreditiv bit će onaj koji banka izdavatelj može promijeniti ili poništiti na temelju pisanog naloga platitelja bez prethodnog dogovora s primateljem sredstava i bez ikakvih obveza prema njemu od strane banke izdavatelja nakon pisma od kredit je opozvan. Neopozivi akreditiv je onaj koji se može otkazati samo uz suglasnost primatelja sredstava.

Akreditiv je namijenjen obračunima s jednim primateljem sredstava. Postupak za poravnanja po akreditivu utvrđen je u glavnom ugovoru, koji odražava:

• naziv banke izdavatelja;
• naziv banke koja služi primatelju sredstava;
• naziv primatelja sredstava;
• iznos akreditiva;
• vrsta akreditiva;
• način obavještavanja primatelja sredstava o otvaranju akreditiva;
• način obavještavanja uplatitelja o broju računa za polaganje sredstava koji je otvorila izvršna banka;
• cjelovit popis i precizan opis dokumenata koje je dostavio primatelj sredstava;
• rokove valjanosti akreditiva, pružanje dokumenata koji potvrđuju isporuku robe (izvođenje radova, pružanje usluga) i zahtjeve za izvršenje tih dokumenata;
• uvjeti plaćanja (sa ili bez akcepta);
• odgovornost za neispunjenje (neuredno ispunjenje) obveza.

Glavni ugovor može sadržavati i druge uvjete u vezi s postupkom plaćanja po akreditivu.

Plaćanje po akreditivu vrši se virmanom prijenosom iznosa akreditiva na račun primatelja sredstava. Dopuštena su djelomična plaćanja po akreditivu.

Računovodstvo transfera u prijevozu

Koncept "transfera u prolazu" koristi se za obračun kretanja sredstava (transfera) u slučajevima kada postoji vremenski jaz između trenutka dokumentiranog otpisa i trenutka knjiženja sredstava na tekući račun, a posebno:

• prihodi od prodaje robe koju su proizvele organizacije koje se bave trgovačkom djelatnošću, položeni u blagajnama kreditnih institucija, štedionica ili poštanskih blagajni za uknjižbu na tekući ili drugi račun organizacije, ali još nisu odobreni za namjeravanu namjenu ;
• sredstva (transferi) u stranim valutama položena na blagajnama kreditnih institucija za odobravanje tekućeg ili drugog računa organizacije, ali još nisu odobrena za namjeravanu svrhu.

Osnova za prihvaćanje novčanih dokumenata za registraciju bit će potvrde kreditne institucije, štedionice, pošte, kopije popratnih izjava za dostavu prihoda sakupljačima itd.

Ako bankovne institucije sastavljaju izvode s bankovnih računa u obliku različitom od općeprihvaćenog, a ti izvodi sadrže podatke o iznosima sredstava koje je organizacija primila, ali još nisu potvrđeni bankovnim dokumentima o namirenju, tada organizacija prikazuje takve iznose u računovodstvu kao "transfere u prolazu" i nema pravo raspolagati njima dok kreditna institucija ne primi dokumente o namiri koji potvrđuju plaćanje.

Knjigovodstvo novčanih dokumenata

Blagajna organizacije može pohraniti takve novčane dokumente kao što su plaćeni bonovi u domovima za odmor i sanatorijima, poštanske marke, državne marke, računi, plaćene putne karte itd. Primici i izdavanje novčanih dokumenata obrađuju se na temelju gotovinskih primitaka i izdataka. nalozi s naknadnim sastavljanjem izvješća blagajnika o kretanju gotovinskih dokumenata.

Novčane isprave se knjigovodstveno vrednuju u visini stvarnih troškova njihove nabave.

Analitičko računovodstvo provodi se po vrstama novčanih isprava.

U poslovnoj praksi, računovođe posvuda moraju obrađivati ​​gotovinske transakcije kao što su primanje i izdavanje gotovinskih dokumenata. Program 1C: Računovodstvo 8 KORP (analogno programu 1C: Računovodstvo 8, ali s proširenim mogućnostima) pomaže automatizirati proces računovodstva ove imovine. M.A. govori kako koristiti mehanizam ugrađen u program. Vlasova, nastavnik-konzultant u Centru za certificiranu obuku tvrtke "1C: Automatizacija", jedan od autora knjige "1C: Računovodstvo 8 CORP: računovodstvo u matičnoj organizaciji" *.

Bilješka:

(Jelovnik Blagajna -> Prijem gotovinskih dokumenata

• potvrda od dobavljača;
• drugi primitak.

Od koga I Novčani dokumenti Od koga izbor:

• protustranka iz imenika Protustranke ostalo
• Pojedinci;
• Ostala primanja).

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti Novčani dokumenti.

Za dokument Primanje gotovinskih dokumenata Nalog za primitak.

Izdavanje novčanih isprava(Jelovnik Blagajna -> Izdavanje gotovinskih dokumenata

• Povratak dobavljaču;
• Izdavanje odgovornoj osobi;
• Drugo pitanje.

Na knjižnoj oznaci Kome može se odabrati:

• Protustranke Računi prihoda i rashoda;
• Pojedinci;
• odgovarajući račun i podračun uz njega (ako je vrsta transakcije Ostala izdanja).

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti

Za dokument Izdavanje novčanih isprava ispisan je obrazac Potvrda o isplati .

Koji se dokumenti smatraju "gotovinom"?

Bilješka:
* Knjigu možete kupiti od partnera tvrtke 1C. Obratite se partneru koji služi vašoj organizaciji i naručite tako da mu kažete šifru knjige - 4601546070173.

Novčane isprave uključuju plaćene željezničke, zrakoplovne i druge prijevozne karte, kupone za benzin, bonove za liječenje i rekreaciju, poštanske marke i druge slične papire novčane vrijednosti.

Takva imovina koja se nalazi u blagajni organizacije, u visini stvarnih troškova za njihovu nabavu, evidentira se na računu 50.

„Blagajna”, podračun 50-3 „Monetarni dokumenti” (Upute za korištenje Kontnog plana za računovodstvo financijskih i gospodarskih aktivnosti organizacija, odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 31. listopada 2000. br. 94n). Treba napomenuti da je Uputom za korištenje Kontnog plana propisano vođenje analitičke evidencije novčanih isprava po vrstama. U programu "1C: Računovodstvo 8 KORP" razvijeni su posebni dokumenti, dnevnici i izvješća za evidentiranje ovih transakcija.

Prihvaćanje novčanih dokumenata za računovodstvo odražava se u dokumentu Primanje gotovinskih dokumenata(Jelovnik Blagajna -> Prijem gotovinskih dokumenata). Omogućuje sljedeće vrste operacija:

• potvrda od dobavljača;
• potvrda od odgovorne osobe;
• drugi primitak.

Dokument sadrži dvije knjižne oznake - Od koga I Novčani dokumenti. Ovisno o vrsti operacije na kartici Od koga izbor:

• protustranka iz imenika Protustranke, dogovor s njim (vrsta dogovora ostalo), kao i račun za obračun obračuna s drugom ugovornom stranom;
• odgovorna osoba iz imenika Pojedinci;
• odgovarajući račun i podračun uz njega (ako je vrsta transakcije Ostala primanja).

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti iz istoimenog imenika bira se jedna ili više novčanih isprava i označava njihov broj. Trošak ulaznica, kupona i sl. popunit će se na temelju podataka iz imenika Novčani dokumenti.

Za dokument Primanje gotovinskih dokumenata ispisan je obrazac Nalog za primitak.

Raspolaganje novčanim dokumentima odražava se u dokumentu Izdavanje novčanih isprava(Jelovnik Blagajna -> Izdavanje gotovinskih dokumenata). Dokument predviđa sljedeće vrste operacija:

• Povratak dobavljaču;
• Izdavanje odgovornoj osobi;
• Drugo pitanje.

Ovisno o vrsti operacije, dokument će sadržavati dvije ili tri oznake.

Na knjižnoj oznaci Kome može se odabrati:

• protustranka kojoj se novčane isprave vraćaju, iz imenika Protustranke, ugovor s njim, kao i račun za obračun obračuna s drugom ugovornom stranom. Ukoliko postoji razlika između iznosa povrata i troška novčanih dokumenata, tada se tereti konto prihoda ili rashoda, što je naznačeno na kartici Računi prihoda i rashoda;
• odgovorna osoba kojoj se izdaju isprave iz imenika Pojedinci;
• odgovarajući račun i podračun uz njega (ako je vrsta transakcije Ostala izdanja).

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti naznačeni su dokumenti koji se prenose (odabirom iz istoimenog imenika), njihova količina i iznos povrata.

Za dokument Izdavanje novčanih isprava ispisan je obrazac Potvrda o isplati. U skladu s važećim regulatornim dokumentima za evidentiranje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji, program je razvijen Izvješće o kretanju gotovinskih dokumenata.

Razmotrimo izvršenje transakcija novčanim dokumentima na dva primjera koja se najčešće susreću u praksi organizacija: nabava i izdavanje prijevoznih karata zaposlenicima koji su poslani na službeni put; kupnja goriva i maziva korištenjem kupona.

Obračun kupljenih prijevoznih karata za poslovne putnike

Trenutačno su rašireni slučajevi kada karte ne kupuje zaposlenik, kojemu novac za putne troškove daje na račun, već organizacija prijevoznika ili agencija koja je posrednik u distribuciji karata prijevoznika.

Primjer 1

Organizacija je 11. siječnja 2010. sa svog tekućeg računa Agenciji doznačila akontaciju od 14.160 rubalja. (sa PDV-om 18%) za Zrakoplovne karte za prijevoz putnika.
Ulaznice kupljene od strane Agencije, otpremnicu i račun na isti iznos dostavio je u organizaciju kurir Agencije 15.01.2010. Zrakoplovne karte (2 komada), čiji je obrazac naznačen trošak prijevoza od 5.900 rubalja, primljene su na blagajnu organizacije istog dana, a 18. siječnja 2010. izdane su iz blagajne zaposleniku poslanom na poslovno putovanje. Po završetku službenog puta 25. siječnja 2010., zaposlenik je sastavio akontaciju.

U programu je dokumentiran prijenos bezgotovinskih sredstava Nalog za plaćanje. Iznos doznačen Agenciji sadrži trošak kupljenih ulaznica, koji će dokumentom biti kapitaliziran Primanje gotovinskih dokumenata(pa stoga za ovaj iznos ugovor s agencijom treba biti u formi ostalo), te naknada za usluge Agencije čija će kupnja biti prikazana u dokumentu Prijem robe i usluga(što znači da se s drugom ugovornom stranom mora sastaviti ugovor o određenom obliku S dobavljačem). O tome se mora voditi računa kod izrade dokumenata temeljem naloga za plaćanje Zaduženje tekućeg računa. Ukoliko je iz ugovora s Agencijom jasno koji se dio odnosi na trošak usluge, a koji dio na trošak karte, tada se za operaciju prijenosa novca moraju izraditi dva dokumenta. Zaduženje tekućeg računa: jedan s vrstom operacije Plaćanje dobavljaču, drugi s pogledom Ostala poravnanja s drugim ugovornim stranama.

Pretpostavimo da je nemoguće utvrditi navedene udjele iz ugovora (ova opcija će biti razmotrena u ovom članku). Zatim cijeli iznos predujma pripisujemo ugovoru obrasca S dobavljačem(Sl. 1).

Riža. 1. Zaduženje novca s tekućeg računa

U računovodstvu će dokument knjižiti:

Debit 60,02 Kredit 51 - 14 160 rub. - za iznos akontacije Agenciji.

Prihvaćanje prijevoznih dokumenata za računovodstvo odražava se knjiženjem u zaduženje podračuna 50.03 u korespondenciji s odobrenjem računa 76.09. Dokumentirajte transakciju Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača(u ovom slučaju se kreira i odabire ugovor obrasca ostalo). Procjena vrijednosti karata na blagajni mora odgovarati cijeni prijevoza, budući da je to iznos koji se može dobiti od prijevoznika u slučaju raskida ugovora zaključenog kartom.

Organizacija je platila ne samo troškove prijevoza, već i troškove usluga za kupnju karata. Agencija je zaokružila pružanje svoje usluge isporukom ulaznica sa traženim karakteristikama kupcu, te je u ovom trenutku izrada dokumenta u konfiguraciji Kupnja dobara i usluga za cijenu usluge. Budući da je usluga primljena, PDV koji je uključen u njezinu cijenu može se odbiti. Za to je potrebno unijeti podatke o Agencijskom računu (na kartici ili putem hiperlinka Dostavnica).

Knjiženja koja će dokument izvršiti u računovodstvu prikazana su na sl. 2.

Riža. 2. Knjigovodstvena knjiženja za dokument kupnje usluge

Nakon obavljenog poslovanja u knjigovodstvu ostaju dva duga - potraživanja na kontu 60.02 (avansi) i obveze na kontu 76.09 za iznos primljenih avio karata.

Ta se dugovanja odnose na različite vrste ugovora. Ti se dugovi moraju prebiti dokumentom Usklađivanje duga.

Prije slanja zaposlenika na službeni put, on dobiva predujam iz blagajne organizacije - u ovom slučaju u obliku prijevozne karte. Ova operacija je registrirana s dokumentom Izdavanje novčanih isprava(slika 3).

Riža. 3. Izdavanje novčanih isprava za izvješćivanje

Po povratku sa službenog putovanja, zaposlenik je dužan podnijeti izvješće o potrošenim iznosima računovodstvu poduzeća u roku od tri radna dana i izvršiti konačni obračun na njima (točka 11. Postupka za vođenje gotovinskih transakcija na ruskom jeziku Federacije, odobren Odlukom Upravnog odbora Središnje banke Rusije 22. rujna 1993. br. 40).

Računovođa na temelju dokumenata koje podnese zaposlenik sastavlja avansno izvješće, na tab Predujmovi koji označava obračunske iznose, a na tab ostalo- plaćanje usluga koje je zaposlenik kupio, a koje uključuju putne troškove do odredišta i natrag.

Označavanje iznosa za koje je zaposlenik odgovoran na kartici Predujmovi dokument Unaprijed izvješće potrebno je odabrati matičara koji je izdao obračunske iznose. Između ostalog, to može biti dokument Izdavanje novčanih isprava. Podaci o zrakoplovnim kartama unose se u karticu ostalo.

Tvrtka koja je izvršila prijevoz može od kupca zaračunati PDV koji je uključen u cijenu usluge. Iznos PDV-a koji porezni obveznik plaća na putne troškove do mjesta službenog putovanja i natrag, prihvaćen pri obračunu poreza na dobit, podliježe odbitku (članak 171. članka 7. Poreznog zakona Ruske Federacije). Pravo na odbitak nastaje nakon što voditelj organizacije odobri avansno izvješće zaposlenika.

Ako je prijevoznik predočio račun, organizacija može odbiti PDV na temelju predočenog računa. Da biste to učinili, morate potvrditi okvir SF predstavljen izvješće o trošku, unesite datum i broj računa, a zatim “knjižite” ili “evidentirajte” konto troškova. Faktura će se izraditi automatski. Ubuduće će u dokument biti uključeni podaci o prikazanom iznosu PDV-a. Generiranje unosa u knjizi nabave.

Ako nema fakture, tada se može odbiti i PDV, koji je izdvojen kao poseban iznos u obrascu karte, budući da prema stavku 10. Pravilnika o vođenju dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i knjiga prodaje prilikom obračuna dodane vrijednosti porez , odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914, pri kupnji usluga prijevoza zaposlenika do mjesta poslovnog putovanja i natrag, strogi obrasci za izvješćivanje ispunjeni na propisani način (ili njihove kopije) evidentiraju se u knjizi nabave s izdvojenim iznosom PDV-a u posebnom retku, izdaju se radniku i uključuju u njegovo izvješće o službenom putu.

Budući da je u općem slučaju postojanje računa jedan od obaveznih uvjeta koji se moraju ispuniti prilikom prihvaćanja PDV-a za odbitak, program neće dopustiti odbitak ako u njega nisu uneseni podaci o računu. Međutim, takav poseban dokument kao što je strogi obrazac za izvješćivanje (SRF) za potrebe PDV-a nije predviđen u konfiguraciji, stoga, pod dokumentom Dostavnica primljeni treba shvatiti i kao samu fakturu i kao BSO.

Dakle, ako se PDV odbija na temelju prijevozne karte (u nedostatku računa), potrebno ga je upisati u rubriku SF predstavljen potvrdni okvir koji pokazuje da je predstavljen strogi obrazac za izvješćivanje, navedite datum BSO-a i u stupcu SF broj Možete navesti ne samo broj obrasca, već i njegov naziv (slika 4).

Riža. 4. Izvješće o putnim troškovima. PDV na ulaznice se odbija

Nakon dovršetka ovih radnji, program ukazuje na strogi obrazac za izvješćivanje u tiskanom obliku knjige nabave, te će zahtjev Dekreta br. 914 biti ispunjen.

Obračun kupona za benzin

Moguće su različite mogućnosti punjenja vozila gorivom i mazivima. U nekim tvrtkama gorivo za točenje automobila kupuju vozači, kojima se sredstva za tu namjenu daju na račun. Ostale organizacije, nakon što su izvršile prijenos dobavljaču, od njega "kupuju" posebne kupone za naftne derivate. Naknadno, vozači koriste te kupone za nabavu goriva i maziva od dobavljača i njima pune svoja vozila.

Primjer 2

Za kupnju 100 kupona za benzin, organizacija je prenijela 23.600 rubalja, uključujući PDV - 3.600 rubalja. Kuponi su kapitalizirani na blagajni. Za točenje vozila u siječnju vozačima je podijeljeno 60 kupona od kojih svaki može osigurati 10 litara benzina. Prema izvješću benzinskih postaja dostavljenom krajem mjeseca, u siječnju je točeno 500 litara goriva na 50 bonova.

S dobavljačem benzina potrebno je sklopiti ugovor u sljedećem obliku: S dobavljačem, budući da je u dokumentu Zaduženje tekućeg računa(vrsta operacije Plaćanje dobavljaču) bit će odabran kao ugovor prema kojem se sredstva prenose. Dug dobavljača koji je nastao na računu 60.02 (u korespondenciji s računom 51) mora biti uključen u evidenciju organizacije do primitka goriva i maziva.

Knjiženje kupona za benzin (gotovinskih dokumenata) na blagajnu provodi se pomoću dokumenta Primanje gotovinskih dokumenata s vrstom operacije Potvrda od dobavljača. U tom slučaju mora se odabrati ugovor u obliku ostalo a može se navesti obračunski račun - 76.09.

Treba napomenuti da se ugovori s dobavljačima mogu spojiti u grupu, što će se shvatiti kao stvarni ugovor potpisan s dobavljačem.

Na knjižnoj oznaci Novčani dokumenti dokument Primanje gotovinskih dokumenata odabiru se kuponi primljeni na blagajni organizacije (slika 5). Prilikom knjiženja dokumenta pojavljuje se obveza prema benzinskoj postaji na kontu 76.09.

Riža. 5. Knjiženje kupona za benzin na blagajni

Izdavanje kupona vozačima s blagajne organizacije evidentira se dokumentom Izdavanje novčanih isprava. U ovom slučaju odabire se tip operacije B dostava odgovornoj osobi.

Na kraju mjeseca zaposlenici organizacije kojima su izdani kuponi podnose izvještaj o njihovom utrošku. U tu svrhu se u programu sastavlja avansno izvješće, na kartici Predujmovi u kojem se obračunski iznos bira prema dokumentu kojim je evidentirano izdavanje kupona (slika 6).

Riža. 6. Odabir isprave kojom je formalizirano izdavanje novčanih isprava

Budući da se s dobavljačem benzina sastavlja zajednički dokument koji potvrđuje kupnju i prodaju goriva i maziva za cijeli mjesec, a za to se izdaje jedinstveni račun, onda je za svako predujm izvješće bolje registrirati ne primitak benzin, ali vraćanje duga. Da biste to učinili, ispunite oznaku Plaćanje odabirom druge ugovorne strane i ugovorom tipa S dobavljačem. Kod avansnog izvješća povećava se dug na računu 60.02.

Benzin je evidentiran kao dokument Prijem robe i usluga. Također se koristi za unos podataka o fakturi koju je dobavljač ispostavio organizaciji.

Ubuduće računovođa izračunava koliko su benzina potrošili vozači prema normama i iznad normi. Benzin utrošen u granicama otpisuje se kao rashod koji se priznaje za porez, a benzin utrošen preko norme otpisuje se kao rashod koji se ne priznaje pri obračunu poreza na dobit. U oba slučaja otpis goriva i maziva kao trošak evidentira se dokumentom Zahtjev-račun.

Nakon završetka operacija, računovodstvena evidencija organizacije nastavit će uključivati ​​dugove povezane s kupnjom goriva i maziva prema ugovorima dvije različite vrste: zaduženje na računu 60.02 i odobrenje na računu 76.09.

Budući da je platni promet za benzin obavljen, dugove je moguće otplaćivati ​​prijebojem putem dokumenta Usklađivanje duga.

Knjigovodstvo novčanih isprava preko odgovorne osobe ima određene nijanse. Nešto se razlikuje od računovodstva za druge vrste obračuna s računovođama. Pogledajmo ove značajke.

Što je monetarna isprava?

Neizravno, definicija koncepta takvog računovodstvenog objekta kao što su monetarni dokumenti dana je u Uputama za korištenje kontnog plana, odobrenim Nalogom Ministarstva financija od 30. listopada 2000. br. 94n (u daljnjem tekstu: Uputa 94n). U opisu računa 50 Upute 94n navedeno je da podračun 50-3 „Monetarni dokumenti” uzima u obzir marke (poštarine, računi, državne pristojbe), plaćene zrakoplovne karte i druge novčane dokumente koje poduzeće ima.

Dakle, novčani dokumenti uključuju one dokumente koji imaju određenu vrijednost i omogućuju primanje materijalnih dobara, imovinskih prava ili usluga u budućnosti. To mogu biti kuponi za hranu, mlijeko, gorivo i mazivo (ako je naveden fiksni trošak goriva i maziva); autobusne, željezničke i druge vrste karata, turističkih vaučera i drugih sličnih dokumenata. Uputom 94n propisano je vođenje analitičke evidencije takvih isprava po vrstama (posebno za bonove, posebno za karte za vlak i dr.).

VAŽNO! Novčane isprave ne uključuju vrijednosne papire (državne obveznice, obveznice drugih poduzeća, dionice i mjenice), novčanice (čekove, kupone, karte, druge obrasce koje izdaje samo poduzeće).

Na računu 50 novčane isprave se vode u obzir kada između trenutka njihova stjecanja i trenutka korištenja postoji razmak u kojem su pohranjene u blagajni. Ako je, na primjer, upućeni zaposlenik kupio kartu za vlak za svoje putovanje korištenjem vlastitih obračunskih sredstava, tada se takav dokument ne obrađuje putem blagajne. A već iskorištena karta, predana računovodstvu kao potvrda o troškovima, bit će pohranjena uz avansno izvješće. Istodobno, korištena karta također nije novčani dokument, jer nema svojstvo zamjene za bilo kakvu korist u budućnosti.

Pogledajmo pobliže postupak primanja i izdavanja novčanih dokumenata.

Postupak knjiženja novčanih isprava

Svi primarni računovodstveni objekti, koji uključuju novčane dokumente, moraju se uzeti u obzir u odgovarajućim registrima (klauzula 1, članak 10 Zakona „O računovodstvu“ od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Ne postoji jedinstveni registar za evidentiranje novčanih isprava. Osim toga, poduzeća imaju pravo samostalno izraditi obrazac velike većine primarnih evidencija i računovodstvenih registara (Informacija Ministarstva financija br. PZ-10/2012).

Prilikom izrade računovodstvenih registara za novčane dokumente potrebno je prikazati sve njihove bitne parametre u posebnim stupcima. Istodobno, specijalizirani programi za računovodstvo u pravilu imaju slične registre u svojoj funkcionalnosti, a računovođa jednostavno treba u njih unijeti sve podatke iz novčanih dokumenata potrebnih za računovodstvo.

Ako se iz nekog razloga računovodstvo provodi bez upotrebe računalnog programa, registar će se morati izraditi samostalno. Što bi se trebalo odražavati u takvom registru?

Različiti dokumenti mogu imati svoje nijanse. Na primjer, za obračun karata bitne informacije prikazane u registru bit će:

• datum kupnje ulaznice;
• datum putovanja za koje je karta kupljena;
• broj ulaznice;
• vrsta vozila;
• broj leta, vrijeme, mjesto, klasa karte;
• cijena karte;
• iznos PDV-a (ako postoji);
• iznos provizija i plaćanja osiguranja;
• druge podatke od bitne važnosti (ime i prezime djelatnika za kojega je karta kupljena; broj skupljenih milja od strane prijevoznika; akumulirani iznos popusta i sl.).

Nakon unosa dokumenta u knjigovodstveni registar, odabire se konto na kojem se ovaj dokument mora evidentirati - podkonto 50-3 „Blagajnički dokumenti” u konto 50 „Gotovina”. Njegovo zaduženje odražava puni trošak monetarnog dokumenta - iznos koji je njegovo stjecanje koštalo poduzeće.

Plaćanje i primitak novčanih dokumenata može se odraziti na sljedeće transakcije:

VAŽNO! Plaćanje novčanih isprava može se izvršiti virmanom ili u gotovini, ali se evidentiraju na podračunu 50-3.

Kako se novčane isprave izdaju odgovornoj osobi?

Činjenica izdavanja gotovinskih dokumenata iz blagajne računovođama formalizira se pomoću naloga za izdavanje gotovine (RKO). U ovom slučaju, računovodstveni unos izgleda ovako:

Dt 71 Kt 50-3 - izdavanje novčanih dokumenata iz blagajne poduzeća odgovornoj osobi.

Primjer

Zaposlenik trgovačkog poduzeća, Savelyev A.I., upućen je na službeni put 12. svibnja 2016. u trajanju od 9 dana, s datumom povratka 20. svibnja 2016. Poduzeće mu je putem odgovorne osobe nabavilo karte za vlak (povratno putovanje). Cijena karte tamo, uključujući proviziju i osiguranje, bila je 6.950 rubalja. (uključujući 707,51 RUB PDV-a na kartu). Cijena povratne karte do 19.5.2016. s dolaskom 20.5.2016. iznosila je 5.750 rubalja. (uključujući PDV dodijeljen na kartu od 585,35 rubalja). 23.05.2016 Savelyev A.I. izvijestio je računovodstveni odjel o korištenju novčanih dokumenata.

Pogledajmo kako su sve ove operacije formalizirane:

datum			Iznos	Opis operacije	Primarni dokument
29.04.2016				Ivanov A.A. dobio je novac na račun za kupnju karata za vlak za Savelyeva A.I.	Naredba ili uputa, RKO
04.05.2016				Ivanov A.A. vratio je ostatak novca u blagajnu poduzeća	PKO, prethodni izvještaj Ivanova A.A.
04.05.2016				Karta br. 08935992 za vlak br. 018, datum: 12.05.2016., registrirana je na ime Savelyev A.I. za putovanje tamo
04.05.2016				Karta br. 03565978 za vlak br. 017, datum: 19.05.2016., registrirana je na ime Savelyev A.I. za povratno putovanje	PKO za novčane isprave, listić, upis izvršen u dnevniku knjigovodstva novčanih isprava.
12.05.2016				Putne isprave za povratno putovanje izdane su A.I. Savelyevu radi javljanja	RKO za novčane isprave, obrasci karata, upis u dnevnik izdavanja novčanih isprava
23.05.2016			11 407,14	Primljeno je prethodno izvješće Saveljeva A.I. o korištenju novčanih dokumenata - željezničkih karata. Trošak karata za vlak (bez PDV-a) otpisan je na teret poslovnih rashoda poduzeća	Avansno izvješće, obrasci iskorištenih karata, izvješće o službenom putu
23.05.2016			1 292,86	Prihvaćeno za odbitak PDV-a na željezničkim kartama br. 03565978 i br. 08935992	Obrasci za ulaznice

VAŽNO! Od 1. siječnja 2016. stopa PDV-a na cijenu karte iznosi 10% (Zakon „O utvrđivanju koeficijenta deflatora...” od 29. prosinca 2015. br. 386-FZ). Ostale usluge uključene u punu cijenu ulaznice oporezuju se po stopi od 18%. U tom slučaju nema potrebe da sami obračunavate PDV.

Nijanse računovodstva gotovinskih dokumenata za gorivo i maziva

Poduzeća danas kupuju goriva i maziva na 2 glavna načina:

• po kuponima;
• na kartice goriva.

Novčani dokumenti su samo kuponi za gorivo i mazivo i to samo određene vrste. Kartice za gorivo, za koje se plaćanja za benzin provode u novčanom iznosu, klasificiraju se kao male vrijednosti i uzimaju se u obzir izvan bilance uz uvjetni trošak. Da biste to učinili, možete otvoriti poseban izvanbilančni račun ili voditi evidenciju o njihovom kretanju u posebnom dnevniku, gdje biste trebali odražavati podatke o tome tko je i kada izdao kartice za gorivo. Redovita nadopuna stanja kartica za gorivo provodi se akontacijama koje se na kraju mjeseca zatvaraju dokumentima dobavljača goriva:

• dostavnica,
• račun za gorivo;
• registar-izvješće o točenju automobila po broju kartice.

Kuponi za gorivo i maziva dobivaju se od poduzeća dobavljača nakon uplate avansa temeljem ugovora o nabavi goriva i maziva. Mogu biti litarske ili vrijednosne. Kuponi koji označavaju količinu goriva i maziva bez navođenja njegove cijene ne odnose se na novčane dokumente i uzimaju se u obzir izvan bilance.

Troškovnik za nabavu goriva i maziva dobiva se u računovodstvu na dan odjave automobila. Po povratku u poduzeće vozač izvještava o utrošku goriva na temelju putnog lista.

Knjiženja za ove operacije mogu izgledati ovako:

		Opis operacije	Izvorni dokumenti
		Dobavljaču goriva i maziva doznačen je avans za kupone	Ugovor o opskrbi gorivom i mazivima, zahtjev šefa garaže za plaćanje goriva i maziva za mjesec dana, mjesečne stope potrošnje goriva i maziva za poduzeće, dokument o plaćanju
		Zaprimljeni kuponi od dobavljača	PKO za kupone
		Karte izdane vozaču/dispečeru	Dnevnik kupona, blagajna za kupone, tovarni list/otpremnička aplikacija
		Zaprimljeno je akontacijsko izvješće o utrošku goriva i maziva (putni list u prilogu). Trošak utrošenog goriva i maziva otpisuje se kao opći trošak proizvodnje	Tovarni list/otpremnik o utrošku i stanju goriva i maziva, knjigovodstvena potvrda - obračun, knjiga blagajne

Prva registracija kupona za gorivo i maziva obavlja se u odgovarajućem dnevniku. U poduzeću se kuponi mogu izdati ili izravno vozaču ili dispečeru auto radionice (garaža). Ako poduzeće ima takvu priliku, tada posao računovodstva goriva i maziva možete povjeriti stručnjaku - radniku auto trgovine (šef, predradnik, dispečer). Ovaj posao je vrlo mukotrpan i dugotrajan: potrebno je voditi računa o dolasku i potrošnji goriva i maziva, izvršiti otpis putem tovarnih listova i pratiti ispunjavanje standarda otpisa. U transportnim poduzećima sve gore navedene operacije obavlja poseban stručnjak koji ima mogućnost izravnog praćenja potrošnje goriva.

Obračun putnih karata za zaposlenike koji obavljaju putne poslove

Zasebno je potrebno razmotriti postupak evidentiranja propusnica za javni prijevoz. Vrlo često poduzeće kupuje putne karte za svoje zaposlenike kako bi mogli raditi izvan ureda (putujući posao).

Tipično ožičenje u ovom slučaju može izgledati ovako:

		Opis operacije	Izvorni dokumenti
		Plaćanje putnih karata prijevozničkoj tvrtki je izvršeno	Ugovor sa prijevozničkom tvrtkom, izvod iz banke, nalog za plaćanje
		Primljene putne karte od prijevozničke tvrtke	Obrasci putnih karata, faktura, PKO za putne karte
		PDV koji se odražava na kupljene putne karte	Dostavnica
		Zaposlenicima su izdane putne karte radi javljanja	RKO, upis u registar karata
		Zaprimljena prethodna izvješća (trajni listovi u prilogu) od zaposlenika. Troškovi prijevoza otpisuju se kao opći proizvodni (komercijalni) troškovi	Rutni listovi, obrasci iskorištenih karata (na kraju razdoblja za koje su kupljene)

VAŽNO! Ako zaposlenici koji su dobili putne karte ne predaju računovodstvu putni list, na trošak putne isprave mora im se obračunati porez na dohodak. Putni list zaposlenika potvrđuje da je putnu kartu koristio ne za osobne potrebe, već za obavljanje proizvodnih zadataka.

Ako se putne karte kupuju na duže razdoblje, koje pokriva nekoliko mjeseci ili tromjesečja, tada poduzeće, na temelju rutnih listova, može otpisati dio troškova putnih karata kao trošak za odgovarajuće razdoblje. Rutni listovi mogu biti dnevni, a mogu imati i oblik tjednih ili mjesečnih obrazaca. Oblik putnih listova i razdoblje u kojem se popunjavaju utvrđuje poduzeće u svojim računovodstvenim politikama.

Rezultati

Knjigovodstvo novčanih dokumenata mora se voditi na posebnom podračunu 50-3. Treba ih pozvati na odgovornost. Time će tvrtka smanjiti rizike neekonomske upotrebe novčanih dokumenata, kao i pogrešnog obračuna porezne osnovice poreza na dohodak ili PDV-a.